Themenüberblick
- Kostenverteilung im Projekt anlegen
- Kostenverteilung in einer Vergabeeinheit, einem Auftrag und einer Rechnung anpassen
- Kostenverteilung in der Kostenüberwachung auswerten
Kostenverteilungen dienen dazu, die Kosten innerhalb eines Projektes auf verschiedene Kategorien, wie z.B. Bauabschnitte, Teilprojekte, Mieter oder Förderfähigkeiten aufzuteilen.
Die eingerichteten Kostenverteilungen finden Anwendung bei den Vergabeeinheiten, Aufträgen, Nachträgen und Rechnungen und können auf jeder Ebene der Zugehörigkeit betreffend angepasst werden.
Erstellung von Kostenverteilungen im Projekt
Sie können innerhalb eines Projektes beliebig viele Kostenverteilungen parallel anlegen. Die angegebenen Werte in einer Kostenverteilung dienen zunächst als Vorgabewerte. Sie können deren tatsächliche Höhe im späteren Verlauf noch auf jeder Ebene anpassen.
Um eine Kostenverteilung anzulegen sind folgende Schritte erforderlich:
- Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie eine Kostenverteilung erstellen wollen.
- Rufen Sie die "Projekteinstellungen" am linken Bildschirmrand auf.
- Klicken Sie auf den Reiter “Kostenverteilung” oben in der Optionsleiste.
- Anschließend können Sie eine neue Kostenverteilung durch einen Klick auf “+ Neue Kostenverteilung anlegen” erstellen.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Kostenverteilung ein. Durch einen Klick auf den Button “+ Kategorie” können Sie Bauabschnitte, Teilprojekte, etc. anlegen, nach denen die Kosten aufgeteilt werden sollen.
- Nach der Benennung der Kategorien können Sie die Kosten mittels Schieberegler oder Eingabe von Prozentsätzen verteilen. Es ist wichtig im Anschluss auf "Speichern" zu klicken bevor Sie die Seite verlassen.
Hinweis:
Die Kostenverteilung lässt sich nur abspeichern, wenn 100% der Kosten verteilt wurden. Außerdem wird die anfänglich in einem Projekt eingestellte Verteilung auf die folgenden Ebenen “vererbt”:
Kostenverteilungen in einer Vergabeeinheit
Eine Vergabeeinheit stellt die erste Ebene dar, auf der Sie die Kostenverteilung anpassen können. Wählen Sie hierzu unter dem Punkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" eine Vergabeeinheit des Projektes aus.
Die Kostenverteilung auf Ebene der Vergabeeinheiten funktioniert mit folgenden Schritten:
- Wählen Sie die Vergabeeinheit aus, für die die Kosten verteilt werden sollen.
- Innerhalb der Vergabeeinheit befindet sich die im Projekt erstellte Kostenverteilung unterhalb der allgemeinen Daten. Die voreingestellte Verteilung können Sie sich durch einen Klick auf die Kostenverteilung anzeigen lassen.
- Klicken Sie auf “Bearbeiten”, um die Kostenverteilung anzupassen.
- Hier können Sie die Kosten für diese Vergabeeinheit nun neu verteilen ohne die voreingestellte Kostenverteilung auf Projektebene zu beeinflussen. Bestätigen Sie die neue Verteilung durch einen Klick auf “Speichern”.
- Nach der erfolgreichen Anpassung einer Kostenverteilung wird Ihnen neben deren Titel das Wort "Angepasst" angezeigt.
Hinweis:
Die Bearbeitung der Kostenverteilung auf Ebene der Vergabeeinheit ist nur möglich, wenn bereits eine Kostenverteilung auf Projektebene angelegt wurde.
Kostenverteilungen in einem Auftrag oder Nachtrag
Die individuelle Kostenverteilung innerhalb eines Auftrages oder eines Nachtrages erfolgt analog zur Verteilung in einer Vergabeeinheit. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hierfür einen Auftrag oder Nachtrag auswählen.
Klicken Sie dazu in der Menüleiste unter dem Punkt "Kosten" auf den Reiter "Aufträge" bzw. "Nachträge".
Die Kostenverteilungen in einem Auftrag bzw. Nachtrag werden Ihnen, wie auch bei einer Vergabeeinheit in der Übersicht angezeigt, wenn Sie den Auftrag oder Nachtrag auswählen.
Hinweis:
Sobald Sie eine Kostenverteilung bearbeiten, wird die Anpassung auf die darunter liegenden Ebenen übertragen. Passen Sie eine Kostenverteilung also in einer Vergabeeinheit an, haben alle Aufträge, Nachträge und Rechnungen innerhalb dieser Vergabeeinheit nicht mehr die ursprüngliche Kostenverteilung vom Projekt, sondern die angepasste Kostenverteilung der Vergabeeinheit.
Kostenverteilungen in einer Rechnung
Rufen Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" den Reiter “Rechnungen” auf, wenn Sie eine Rechnung in einem Projekt mittels Kostenverteilung einer oder mehreren Kategorien zuweisen möchten. Wählen Sie anschließend die Rechnung aus, in der Sie die Kostenverteilung anpassen wollen.
Die Maske zur Kostenverteilung finden Sie auf der rechten Seite unter dem Reiter "Kostenverteilungen". Hier können Sie die Verteilung vornehmen.
Speichern Sie ihre Anpassungen anschließend durch einen Klick auf den "Speichern"-Button ab.
Tipp:
Sie können die Kostenverteilung einer Rechnung auch bereits während der Rechnungsprüfung vornehmen. Die Maske hierfür verbirgt sich hinter dem Reiter "Kostenverteilungen" auf der rechten Seite.
Auswertung einer Kostenverteilung
Nachdem Sie Kostenverteilungen angelegt und bearbeitet haben, können Sie sich diese in der Kostenüberwachung anzeigen lassen und auswerten. Navigieren Sie dazu in die "Kostenüberwachung" ihres Projekts unter dem Menüpunkt "Kosten".
Wählen Sie rechts die Auswahlmöglichkeit "Andere Darstellung" aus, um die Tabelle auf die Kostenverteilungen umzustellen.
Hier können Sie nun auswählen, welche Kostenüberwachung Sie betrachten möchten (falls Sie mehrere angelegt haben), und ob Ihnen darunter die Vergabeeinheiten und Aufträge angezeigt werden sollen.
Anschließend wird Ihnen die eingestellte Kostenverteilung auf allen ausgewählten Ebenen in der Kostenüberwachung angezeigt. Sie können sich diese Ansicht auch als neue Ansicht abspeichern, damit Sie die Kostenverteilung stets griffbereit haben.
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