Hinweis:
Dieses Feature steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Paket "Advanced" oder "Pro" gebucht haben. Für Änderungen an Ihrem aktuellen Paket wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.
Themenüberblick
Als Admin können Sie in Alasco Freigabeprozesse definieren, um Änderungen z.B. an der Budgetstruktur über ein Vier-Augen-Prinzip abzusichern. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen neuen Freigabeprozess für Budgetänderungen anlegen und konfigurieren.
Freigabeprozess erstellen
Öffnen Sie zunächst den Bereich Stammdaten über die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand. Hier verwalten Sie alle übergreifenden Einstellungen Ihres Accounts, einschließlich Workflows und Freigabeprozesse.
Wählen Sie in den Stammdaten den Punkt "Freigabeprozess" im Abschnitt Workflows aus. Hier sehen Sie eine Übersicht aller bereits angelegten Freigabeprozesse für Ihren Account.
Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen, um einen neuen Freigabeprozess anzulegen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die grundlegenden Einstellungen des Prozesses definieren.
Legen Sie fest wie der Freigabeprozess im Detail aussehen soll und worauf er sich beziehen soll:
Objekt: Wählen Sie hier Budgetstruktur aus. Aktuell können Freigabeprozesse ausschließlich für dieses Objekt erstellt werden. Es ist allerdings geplant in Zukunft auch andere Bereiche eines Projekts über einen Freigabeprozess zu steuern
Prozessname: Vergeben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, z. B. „Budgetänderungen“.
Genehmiger: Legen Sie fest, welche Person Budgetänderungen genehmigen darf. Pro Prozess kann aktuell genau ein Genehmiger definiert werden.
Abschließend wählen Sie aus, für welche Projekte der Freigabeprozess angewendet werden soll. Sie können ein oder mehrere Projekte auswählen. Der Freigabeprozess greift anschließend automatisch für alle Budgetstrukturänderungen in diesen Projekten.
Klicken Sie anschließend auf Speichern, um den Prozess zu aktivieren.
Freigabeprozess bearbeiten oder löschen
Um einen bestehenden Freigabeprozess zu bearbeiten oder wieder zu löschen, navigieren Sie wie oben beschrieben in die Übersicht der Freigabeprozesse in den Stammdaten. Klicken Sie nun auf die drei Punkte am Ende der Zeile des Prozesses, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.
Unter Bearbeiten können Sie alle Informationen, die beim Erstellen des Prozessen angegeben wurden nachträglich anpassen und speichern.
Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie den Prozess endgültig löschen möchten und bestätigen Sie den Vorgang im sich daraufhin öffnenden Dialogfenster.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass gelöschte Freigabeprozesse nicht wiederhergestellt werden können.
Was passiert nach dem Anlegen des Freigabeprozesses?
Sobald der Freigabeprozess aktiv ist:
Änderungen an der Budgetstruktur in den zugewiesenen Projekten müssen beantragt und vom Genehmiger freigegeben werden.
Während der Prüfung ist die Budgetstruktur gesperrt.
Die bisher aktive Budgetversion bleibt gültig, bis die neue Version genehmigt wird.
Nach der Genehmigung wird die neue Budgetversion automatisch wirksam.