Immobilien anlegen

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Themenüberblick

 

Immobilie anlegen

Um ein neues Projekt in Alasco anzulegen, ist es erforderlich, dass Sie das Grundstück auf dem das Projekt stattfindet zunächst als Immobilie hinterlegen.

Um in Alasco eine neue Immobilie anzulegen, klicken Sie in den Stammdaten unter dem Reiter “Immobilie” auf die Schaltfläche “+ Immobilie hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand. Die Stammdaten finden Sie in der Navigation am linken Bildschirmrand.

Im nächsten Schritt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle notwendigen Informationen zu Ihrer Immobilie eingeben können. Folgende Angaben können Sie hier machen:

  • Name der Immobilie / des Grundstücks (verpflichtend)
  • Beschreibung
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • E-Mail Adresse zum Rechnungsversand

Um die Immobilie anzulegen, klicken Sie auf den Button “Speichern” am Ende des Fensters.

Tipp:

Sie können eine angelegte Immobilie auch noch nachträglich bearbeiten. Wählen Sie dazu die Immobilie in den Stammdaten aus und klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".

 

Verwendung der Immobilie

Sie benötigen eine Immobilie, um ein Projekt in Alasco anlegen zu können. Unter der Immobilie verstehen wir das Grundstück bzw. die Liegenschaft, auf dem/der das Projekt stattfindet. Eine Immobilie kann in mehreren Projekten verwendet werden, wenn Sie beispielsweise verschiedene Teilprojekte einzeln anlegen.
Beachten Sie jedoch, dass jedes Projekt in Alasco immer eine feste Zuordnung zu einer Immobilie benötigt. Außerdem kann die Immobilie eines Projekt nachträglich nicht mehr geändert werden.

Tipp:

Geben Sie die vollständige Adresse bei einer Immobilie mit an. Dadurch wird auf dem Dashboard des Projekts ein Link zu Google Maps erstellt und Sie können sich auf der Karte ansehen, wo Ihr Projekt liegt.

 

E-Mail Adresse der Immobilie

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung ist es möglich, eine automatisierte E-Mail an ausgewählte Beteiligte zu versenden. Dadurch werden sie darüber informiert, dass die Rechnungsprüfung abgeschlossen und eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wurde. Sie können hier mehrere E-Mail Adressen hinterlegen und somit verschiedene Personen oder Abteilungen informieren. Meist wird mit dieser Funktion die Buchhaltung über die Rechnung informiert.

Der Versand erfolgt immer nach dem letzten aktivierten Prüfschritt im Rechnungsprüflauf an die unter „Immobilie“ eingetragenen E-Mail Adressen. Für den Versand haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Einzelne Dateien: Das Alasco Rechnungsdeckblatt, die Rechnung (PDF-Format) oder E-Rechnung (XML- oder ZUGFeRD-Format), die bearbeitete Alasco Rechnungsvisualisierung (nur bei E-Rechnungen) und alle hochgeladenen Anhänge werden als eigenständige Dateien in einer E-Mail verschickt
  • Deckblatt mit Dokumenten (eine PDF-Datei): Alle genannten Dateien werden zu einer PDF-Datei zusammengefasst und der E-Mail angehängt. Dabei wird die XML-Datei einer E-Rechnung nicht mitgeschickt.
  • Nur Link: Die versendete E-Mail enthält einen Link, über den der Empfänger die Rechnung und alle Anhänge in Alasco aufrufen kann, vorausgesetzt der Empfänger hat Zugang zu Ihrem Account.

Tipp:

Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten und in Alasco verarbeitet haben und diese nach der Prüfung wieder aus Alasco heraus weiterleiten möchten, wählen Sie den Punkt "Einzelne Dateien". Nur über diese Option ist es möglich die ursprüngliche XML-Datei zu versenden.
Sollte Ihr Zielsystem keine E-Rechnungen akzeptieren, wählen Sie die Option "Deckblatt mit Dokumenten".

Hinweis:

Sollten Sie im Rechnungsprüflauf den letzten verfügbaren Schritt "Zahlung" aktiviert haben, wird die Rechnung nicht nach der letzten Rechnungsfreigabe, sondern erst nach Abschluss des Bezahlschritts an die hinterlegten E-Mail Adressen versandt.

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