Themenüberblick
- Einen Rechnungsfreigabelauf (Workflow) erstellen und anpassen
- Die einzelnen Schritte der Rechnungsprüfung in Alasco, ihre Besonderheiten und welche Einstellungen Sie als Admin vornehmen können
Rechnungsfreigabeläufe in den Stammdaten
Der Rechnungsfreigabelauf in Alasco trägt die Bezeichnung "Rechnungs-Workflow". Im Menüpunkt “Workflows” in den Stammdaten. Dort können Sie sich die in Alasco eingerichteten Rechnungsfreigabeläufe anzeigen lassen (die Anzeige kann je nach Benutzer und Berechtigung variieren). Hier sehen Sie, welche Workflows bereits angelegt wurden, in welchen Projekten diese verwendet werden und wer an diesem Workflow beteiligt ist. Klicken Sie auf den "+ Hinzufügen" Button oben rechts, um einen neuen Workflow zu erstellen. Über die drei Punkte am rechten Bildschirmrand können Sie einen Workflow löschen, sofern dieser nicht gerade in einem Projekt verwendet wird. Außerdem können Sie den Workflow auch duplizieren.
Wenn Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie in den Projekteinstellungen anpassen, welcher Workflow standardmäßig in diesem Projekt verwendet werden soll.
Tipp:
Bei der Erstellung eines Projekts müssen Sie einen Rechnungsworkflow auswählen. Wenn Sie keinen erstellt haben, können Sie über "+ Neu hinzufügen" einen Standard-Workflow anlegen. Sie können ihn später bearbeiten, indem Sie zum Menüpunkt „Rechnungs-Workflows“ navigieren.
Tipp:
Im weiterführenden Artikel Rechte und Rollen in unserem Help Center erfahren Sie, welche Berechtigungen die verschiedenen Benutzerrollen in Alasco haben.
Wenn Sie einen Freigabelauf auswählen, können Sie die einzelnen Prüfschritte durch einen Klick auf das Stiftsymbol rechts oben in der Kachel aktivieren, deaktivieren oder bearbeiten. Ausgegraute Felder stellen hier optionale und aktuell nicht belegte Prozessschritte dar. Stellen Sie den Schieber im Bearbeitungsmodus nach rechts, um einen inaktiven Schritt zu aktivieren. Die drei verpflichtenden Prüfschritte sind mit einem * markiert.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie einen Prüfschritt im Rechnungsfreigabelauf jederzeit bearbeiten können, auch wenn sich aktuell Rechnungen in diesem Schritt befinden. Nehmen Sie Änderungen am Prüfschritt vor, greifen diese allerdings erst bei zukünftigen Rechnungen. Bestehende Rechnungen in diesem Schritt werden noch nach dem zuvor eingestellten Schema bearbeitet.
Rechnung, die sich gerade in diesem Schritt befinden werden Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor über das Stiftsymbol fahren.
Rechnungs-Workflow bearbeiten
Der in der Vergabeeinheit hinterlegte Rechnungs-Workflow kann sowohl komplett durch einen anderen Workflow ersetzt oder in den Stammdaten angepasst werden.
Hinweis:
Wenn Sie einen Workflow ersetzen, greift der neue Workflow nur für alle neu hochgeladenen Rechnungen in dieser Vergabeeinheit.
Wenn Sie eine Anpassung im jeweiligen Workflow vornehmen, greift diese sofort ab dem nächsten Workflow-Schritt - auch für bereits im Workflow befindliche Rechnungen.
Der Rechnungs-Workflow im Detail
Im Rechnungsfreigabelauf können Sie festlegen, welcher Benutzer eine bestimmte Aufgabe bei der Rechnungsprüfung übernehmen soll. Den ersten Schritt "Rechnung: Anlegen" können Sie keinem bestimmten Benutzer zuweisen. Hier ist standardmäßig die Option „Uploader“ ausgewählt, sodass jeder Benutzer mit der notwendigen Berechtigung, eine Rechnung hochladen kann. Dieser Benutzer übernimmt dann auch in allen folgenden Prüfschritten, die die Option "Uploader" verwenden, die jeweilige Aufgabe.
Für den Rechnungs-Workflow in Alasco stehen Ihnen insgesamt elf Schritte zur Verfügung. Diese sind teilweise optional oder verpflichtend auszuwählen. Im Nachfolgenden sind diese kurz erklärt und wir zeigen Ihnen, was Sie in den einzelnen Schritten bearbeiten können.
Tipp:
Im weiterführenden Artikel Rechnungsfreigabe im Projekt in unserem Help Center erhalten Sie eine detaillierte Erklärung der einzelnen Schritte. Im Artikel Vergabeeinheiten anlegen erfahren Sie, wie Sie die eingerichteten Rechnungs-Workflows nicht nur als Vorlage auf Projektebene einstellen, sondern diese auch einzelnen Vergabeeinheiten zuordnen können.
Rechnung: Anlegen - Schritt 1 (Pflicht)
Eine Rechnung wird über eine zuvor festgelegte Projekt-E-Mail-Adresse oder über das manuelle Hochladen einer Rechnung in Alasco angelegt. Dadurch ist die Rechnung in Alasco verfügbar und kann im Rechnungs-Workflow bearbeitet werden.
Dieser verpflichtende Schritt kann nicht deaktiviert oder weiter angepasst werden.
Details eingeben - Schritt 2 (Optional) und 3 (Pflicht)
In diesen Schritten sind die beim Anlegen der Rechnung automatisch erfassten Rechnungsdaten zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Dies betrifft zum Beispiel das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und den ungeprüften Rechnungsbetrag.
Sie haben in Alasco die Möglichkeit, diese grundlegenden Rechnungsdaten nach dem Vier-Augen-Prinzip prüfen zu lassen. Aktivieren Sie hierfür den optionalen Schritt 2 und weisen Sie diesen einem anderen Benutzer als den verpflichtenden Schritt 3 zu.
Formale Prüfung - Schritt 4 (Optional)
Nach Eingabe und ggf. Korrektur der Rechnungsdetails sollten die formalen Rechnungsdetails, wie beispielsweise die Rechnungsanschrift sowie die Bankverbindung und Steuernummer des Auftragnehmers überprüft werden. Dieser optionale Schritt kann einem bestimmten Benutzer in Alasco zugewiesen werden.
Tipp:
Erfahrungsgemäß vergeben die meisten unserer Kunden die beiden Schritte "Details eingeben" und "Formale Prüfung" aufgrund ihres Zusammenhangs an den selben Benutzer. Wird Schritt 4 deaktiviert, fällt die formale Prüfung in den Schritt 3.
Prüfung Bauleitung - Schritt 5 (Optional)
Umgangssprachlich auch oft "Bauleiterprüfung" genannt. Dieser optionale Prüfschritt stellt die erste sachliche und rechnerische Prüfung in Alasco dar. In diesem Schritt können Sie beispielsweise einen externen Bauleiter/ Prüfer in den Rechnungsworkflow einbinden. Voraussetzung dafür ist, dass die Person als Benutzer in Alasco angelegt ist.
Klicken Sie auf das Stift Icon, um den Schritt einem bestehenden Benutzer in Alasco zuzuweisen. Da nach diesem Schritt das Alasco Rechnungsdeckblatt mit dem zugehörigen Freigabestempel erstellt wird, können Sie diesen hier auch individuell anpassen.
Freigabe - Schritt 6 (Pflicht)
Die sogenannte "Projektleiter/-steuererprüfung". Dieser Schritt gleicht im Aufbau dem vorangegangenen Schritt 5, mit dem Unterschied, dass dieser Schritt die einzige verpflichtende Freigabe im Rechnungsprüflauf darstellt.
Bei der Bearbeitung dieses Prüfschritts haben Sie die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten, wie im optionalen Schritt 5.
Freigabe - Schritte 7, 8, 9, 10 (Optional)
Sie haben in Alasco die Möglichkeit, den Rechnungsprüflauf um bis zu vier weitere Freigabeschritte zu erweitern. Diese optionalen Prüfschritte bieten Ihnen die gleichen Bearbeitungsoptionen, wie die beiden vorangegangenen Schritte 5 und 6. Sie können diese Schritte unterschiedlichen Beteiligten zuweisen und auch hier wird nach jeder Prüfung ein Freigabestempel erstellt, der bearbeitet werden kann.
Zusätzlich können Sie in diesen vier Prüfschritten eine Freigabegrenze definieren. Das bedeutet, dass dieser Prüfschritt nur für Rechnungen aktiv wird, deren auszuzahlender Rechnungsbetrag (netto) die definierte Freigabegrenze übersteigt.
Tipp:
Wir empfehlen unseren Kunden eine Freigabegrenze zu nutzen, damit besonders hohe Auszahlungsbeträge beispielsweise noch einmal vom Geschäftsführer überprüft und genehmigt werden.
Zahlung - Schritt 11 (Optional)
In diesem Schritt wird die Zahlung einer freigegebenen Rechnung erfasst. Das Erfassen einer Zahlung ist in Alasco als eigenständige Aufgabe im Rechnungsfreigabelauf definierbar. Ist dieser Schritt im Prüflauf deaktiviert, kann die Zahlung auch ohne den Freigabeschritt manuell erfasst werden.
Aktivieren Sie den Schritt und weisen Sie ihn einem bestimmten Benutzer zu, wenn Sie für die Bezahlung einer Rechnung eine eigene Aufgabe erstellen wollen. Meist wird dieser Schritt von der Buchhaltung getätigt. Im Zahlungsschritt können Sie außerdem einen Bezahlt-Stempel aktivieren und bearbeiten.
Beachten Sie, dass dieser Schritt deaktiviert sein muss, wenn Sie die Funktion des SEPA-Exports zum Exportieren von relevanten Zahlungsinformationen in gängige Banking-Software nutzen wollen.
Hinweis:
Es ist egal, ob Sie den Schritt der Bezahlung in Alasco manuell oder über den Rechnungsprüflauf erledigen wollen, in beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit die Rechnung samt erstellten Rechnungsdeckblatt und den wichtigsten Rechnungsdaten an DATEV zu übertragen. Wie die DATEV-Schnittstelle eingerichtet wird erfahren Sie im weiterführenden Artikel in unserem Help Center.
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