Benutzer einladen

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Themenüberblick

  • Neue Benutzer zu Alasco einladen
  • Mitarbeitern Berechtigungen auf Account-Ebene und in Projekten zuweisen
  • Name ändern in Alasco

 

Die Benutzer eines Accounts werden in Alasco in den Stammdaten verwaltet. Als angelegter Benutzer mit Administrationsrechten Ihres Kundenaccounts können Sie die Benutzereinrichtung vornehmen und Einladungen versenden. Klicken Sie dazu auf den Button "+ Benutzer hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.

Für die Anlage von neuen Benutzern sind folgende Daten erforderlich:

  • E-Mail Adresse
  • Account-Rolle
  • Standard-Projektrolle

Diese Daten sind erforderlich, um im System vorgenommene Änderungen und durchgeführte Tätigkeiten eindeutig einer Person zuordnen zu können. Bei der Benutzereinrichtung können Sie zusätzlich zur Account-Rolle auch die Standard-Projektrolle vergeben. Mit dieser bestimmen Sie die initialen Lese- und Schreibrechte ihrer Benutzer für alle diesen zugewiesenen Projekte. Mit einem Klick auf "Rolle konfigurieren" können Sie - sofern der Funktionsbereich Erlöse freigeschalten ist - eine separate Erlöse-Standard-Projektrolle neben der für den Kostenbereich definierten Standard-Projektrolle festlegen. Sollte die Standard-Projektrolle für bestimmte Projekte nicht zutreffen, können Sie die Projektrollen von Benutzer für jedes Projekt individuell zu jedem Zeitpunkt anpassen. Grundsätzlich können sämtliche Rollen aller bereits angelegten Benutzer nachträglich angepasst werden. Wählen Sie einen Benutzer in den Stammdaten aus und definieren Sie die Standard-Account- und einzelne Projektrollen.

Hinweis:

In unserem weiterführenden Artikel "Rechte- und Rollen in Alasco" geben wir Ihnen einen Überblick über alle verfügbaren Kombinationen aus Account- und Projekt-Rollen und welche Berechtigungen die Benutzer dadurch im System haben.

Äquivalent wie bei der Standard-Projektrolle können Sie auch den initialen Zugriff von Benutzern auch Kostengruppenbereiche festlegen und darüber entscheiden ob Benutzer standardmäßig Vollzugriff auf alle Kostengruppen bekommen oder nur den projektspezifisch definierten Teilzugriff auf ausgewählte Kostengruppen erhalten. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Help Center Artikel Benutzerrechte: Teilzugriffe.

Sollen Benutzer bei Anlage der Konten direkt eingeladen werden, können Sie die Funktion “Benutzer unmittelbar nach Kontoerstellung per E-Mail einladen” verwenden. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, erhalten die Personen zunächst keinen Zugang zu Alasco und Sie haben die Möglichkeit diese erst zu einem späteren Zeitpunkt einzuladen.

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Nach Abschluss des Anlegeprozesses und Versenden der Benutzereinladung erhält der eingeladene Benutzer eine E-Mail, in der er/sie dazu aufgefordert wird seinen/ihren Vor- und Nachnamen einzugeben sowie ein individuelles Passwort zu vergeben.

Tipp:

Wenn Sie als bereits aktiver Benutzer Ihren Namen ändern wollen, können Sie die Änderung unter Ihren persönlichen Einstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu rechts oben auf Ihren Namen, dort auf den Punkt "Persönliche Einstellungen" und anschließend auf den Button "Name bearbeiten" unter Ihrem aktuell angezeigten Namen.

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