Themenüberblick
- Neue Benutzer zu Alasco einladen
- Mitarbeitern Berechtigungen auf Account-Ebene und in Projekten zuweisen
- Benutzereinladungen versenden
- Name ändern in Alasco
Neue Benutzer einladen
Die Benutzer eines Accounts werden in Alasco in den Stammdaten im Reiter "Benutzer" verwaltet. Als angelegter Benutzer mit Administrationsrechten Ihres Kundenaccounts können Sie die Benutzereinrichtung selbst vornehmen und Einladungen versenden. Klicken Sie dazu auf den Button "+ Benutzer hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.
Für die Anlage von neuen Benutzern sind folgende Informationen erforderlich:
- E-Mail Adresse
- Account-Rolle
- Standard-Projektrolle
Diese Daten sind erforderlich, um im System vorgenommene Änderungen und durchgeführte Tätigkeiten eindeutig einer Person zuordnen zu können.
Klicken Sie abschließend auf "Nutzer einladen", um den neuen Benutzer in Ihrem Alasco Account anzulegen.
Berechtigungen von Benutzern
Bei der Benutzereinrichtung ist es erforderlich, dass Sie zusätzlich zur Account-Rolle auch die Standard-Projektrolle eines Benutzers vergeben. Mit dieser bestimmen Sie die initialen Lese- und Schreibrechte des Benutzers in einem zugewiesenen Projekt.
Die Standard-Projektrolle definiert die vorausgewählte Projekt-Rolle des Benutzers, wenn diesem der Zugriff auf ein weiteres Projekt gewährt wird. Diese Rolle gilt für den Bereich Kosten sowie für den Bereich Erlöse, sofern dieser für Ihren Account freigeschalten ist. Klicken Sie auf den Button "Rolle konfigurieren", um eine abweichende Standard-Projektrolle für den Bereich Erlöse festzulegen.
Sollte die Standard-Projektrolle für bestimmte Projekte nicht zutreffen, können Sie die Projekt-Rollen von Benutzern zu jedem Zeitpunkt und für jedes Projekt individuell anpassen. Grundsätzlich können sämtliche Rollen aller bereits angelegten Benutzer nachträglich angepasst werden. Wählen Sie einen Benutzer in den Stammdaten aus und definieren Sie die Account- und einzelne Projekt-Rollen.
Hinweis:
In unserem weiterführenden Artikel "Rechte- und Rollen in Alasco" geben wir Ihnen einen Überblick über alle verfügbaren Kombinationen aus Account- und Projekt-Rollen und welche Berechtigungen die Benutzer dadurch im System haben.
Äquivalent zur Standard-Projektrolle können Sie auch den initialen Zugriff von Benutzern auf Kostengruppen festlegen und darüber entscheiden ob Benutzer standardmäßig den Vollzugriff auf alle Kostengruppen bekommen oder nur den projektspezifisch definierten Teilzugriff auf ausgewählte Kostengruppen erhalten.
Benutzereinladungen später versenden
Sollen Benutzer bei Anlage der Konten direkt eingeladen werden, können Sie die Funktion “Benutzer unmittelbar nach Kontoerstellung per E-Mail einladen” verwenden. Setzen sie dafür den entsprechenden Haken beim Anlegen des neuen Benutzers. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, erhalten die Personen zunächst keine Einladung zu Alasco und Sie haben die Möglichkeit diese erst zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.
Wenn Sie bereits eine Einladung verschickt haben, der neue Nutzer sich aber noch nicht bei Alasco angemeldet hat, können Sie die Benutzereinladung erneut senden oder widerrufen, indem Sie auf die drei Punkte am Ende der Zeile des Benutzers klicken.
Nach Abschluss des Anlegeprozesses und dem Versenden der Benutzereinladung erhält der eingeladene Benutzer eine E-Mail, in der er dazu aufgefordert wird seinen Vor- und Nachnamen einzugeben sowie ein individuelles Passwort zu vergeben.
Tipp:
Wenn Sie als bereits aktiver Benutzer Ihren Namen ändern möchten, können Sie die Änderung in Ihren persönlichen Einstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu rechts oben auf Ihren Namen, dort auf den Punkt "Persönliche Einstellungen" und anschließend auf den Button "Name bearbeiten" unter Ihrem aktuell angezeigten Namen.