Themenüberblick
Einleitung
In Alasco gibt es ein mehrstufiges Rollenkonzept, damit jeder Benutzer alle notwendigen Berechtigungen entsprechend seiner Zuständigkeiten und Aufgaben erhält und gleichzeitig nur relevante Informationen einsehen und bearbeiten kann. Bitte beachten Sie, dass Kommunikationsfunktionen wie das Markieren von Kollegen in Kommentaren (@mentions) die bestehenden Zugriffsrechte respektieren. Benutzer können nur markiert werden, wenn sie Zugriff auf das zugrundeliegende Objekt haben. Zudem können neue Produkte (wie z. B. "Appraisals") spezifische Aktivierungs- und Zugriffssteuerungen auf Account- oder Benutzerebene besitzen, die über die Standard-Rollen hinausgehen.
Die Vergabe einer Rolle und damit der Zugriffsberechtigung wird bereits beim Einladen eines Benutzers vorgenommen. Jeder Benutzer in Alasco hat immer eine Benutzer-Art, die den allgemeinen Benutzerstatus im gesamten Account definiert und eine Benutzer-Rolle, die angibt, welche Berechtigungen der Benutzer innerhalb eines bestimmten Projektes hat. Die Benutzer-Rollen und deren Berechtigungen können Sie individuell z.B. nach verschiedenen Abteilungen gestalten.
Die Benutzer-Art sowie die Rolle eines Benutzers kann von einem Admin jederzeit in den Stammdaten unter dem Reiter "Benutzerverwaltung" bearbeitet werden.
Für jeden Benutzer existiert grundsätzlich eine Standardrolle, die beim Einladen des Benutzers festgelegt wird. Diese gilt initial, sobald dem Benutzer Zugriff auf ein neues Projekt gewährt wird, sofern die Rolle des Benutzers bei der Zuweisung des Projekts nicht individuell angepasst wird.
Benutzer-Art
Die Benutzer-Art bestimmt, welchen Zugriff ein Benutzer auf die verfügbaren Account-Funktionen und vor allem auf die Stammdaten in Alasco hat.
Die drei Benutzer-Arten lauten:
-
Admin: Kann den kompletten Alasco-Account verwalten (Projekte, Benutzer, etc. bearbeiten). Zusätzlich haben Admins folgende erweiterte Verwaltungsrechte:
Verwaltung von Abwesenheiten und Vertretungen für andere Benutzer.
Zuweisung von Asset-Klassen (Nutzungsarten) auf Projektebene.
Vollständige Transparenz in der Änderungshistorie (Audit Trail) über alle FinCon-Objekte.
Erstellung, Bearbeitung und Löschung benutzerdefinierter KPI-Spalten in der Kostenüberwachung.
Normaler Benutzer: Hat in bestimmten Bereichen Lesezugriff auf der Account-Ebene. Normale Benutzer können zudem von Admins erstellte benutzerdefinierte KPI-Spalten in ihren Kostenkontrollansichten einsehen.
Eingeschränkter Benutzer: Hat keinen Zugriff auf die Account-Ebene.
Hinweis:
Sofern Sie die Funktionsbereiche Erlöse und/oder Finanzierung in Alasco freigeschalten haben, können Sie den Zugriff von Benutzern darauf weitestgehend unabhängig von deren Benutzer-Art und den damit verbundenen Bearbeitungsrechten in den Funktionsbereich Kosten, Stammdaten und Projekteinstellungen separat durch die Benutzer-Rolle definieren.
Die Account-Rolle Admin ist die mächtigste Account-Rolle in Alasco. Benutzer mit Administrationsrechten haben vollen Zugriff auf die Stammdaten eines Accounts und können diese uneingeschränkt lesen und bearbeiten.
Die Account-Rolle Normaler Benutzer hat im Vergleich zum Admin nur noch eingeschränkten Zugriff auf die Stammdaten eines Accounts. Normale Benutzer können z.B. nur noch Auftragnehmer hinzufügen, haben aber auf einen Großteil der Stammdaten nur noch Lesezugriff.
Auf die Projekteinstellungen, Projektgruppen, Benutzerdefinierten Felder, die Benutzerverwaltung und die Änderungshistorie hat ein normaler Benutzer keinen Zugriff.
Die Account-Rolle Eingeschränkter Nutzer hat keinen Zugriff auf die Stammdaten eines Accounts.
Projekt-Rolle erstellen
Mit Hilfe der Projekt-Rolle steuern Sie, welchen Zugriff ein Benutzer auf die Bereiche Kosten, Erlöse, Finanzierung sowie Projektdokumente innerhalb eines Projektes in Alasco hat.
Sie können im Vorfeld mehrere Rollen erstellen und somit z.B. verschiedene Abteilungen oder Bereiche Ihres Unternehmens in Gruppen abbilden. Anschließend fügen Sie die Benutzer den entsprechend Rollen hinzu und sie erhalten automatisch die damit verbundenen Berechtigungen.
Navigieren Sie innerhalb der Benutzerverwaltung auf den zweiten Reiter "Rollen", um eine Übersicht über alle existierenden Rollen zu erhalten, diese zu bearbeiten oder zu löschen und neue Rollen zu erstellen. Externe Standardrollen für neue Accounts besitzen standardmäßig bereits Kosteneinschränkungen (die Rolle "Auftragnehmer" ist bei der Erstellung neuer Accounts nicht mehr als Standardrolle gesetzt).
Klicken Sie auf den Button "+ Rolle hinzufügen" oben rechts, um eine neue Rolle zu erstellen. Geben Sie der Rolle im sich daraufhin öffnenden Fenster eine Bezeichnung und wählen Sie im Feld Tätigkeitsbereich eine unserer vorgefertigten Kategorien aus. Optional können Sie eine Beschreibung der Rolle hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Rolle zu erstellen.
Sobald Sie die Rolle angelegt haben, werden Sie auf die Detailseite der Rolle geleitet. Hier sehen Sie zudem eine Liste aller Benutzer, denen diese Rolle in mindestens einem Projekt zugewiesen ist (inklusive der Information, ob es sich um deren Standardrolle handelt). In der Mitte sehen Sie, auf welche Bereiche in Alasco die Benutzer mit dieser Rolle Zugriff haben. Sie können die Berechtigungen für Kosten, Erlöse, Finanzierung und Projektdokumente einstellen. Zudem können Admins für jede Rolle flexible Kostengruppen-Einschränkungen pro Projekt konfigurieren. Hier wird zwischen der Bearbeitung, dem Lesen und keinem Zugriff unterschieden.
Klicken Sie auf den Button "Aktionen" am rechten Bildschirmrand, um die grundlegenden Informationen der Rolle anzupassen oder um die Rolle zu löschen.
Hinweis:
Benutzer, die über Schreibrechte für Projekte verfügen, sehen auf dem globalen Dashboard ein BGF-Widget, über das fehlende Flächenangaben direkt eingetragen werden können.
Achtung:
Bitte beachten Sie, dass Sie eine Projekt-Rolle nur löschen können, wenn kein Benutzer diese Rolle inne hat und dass gelöschte Projekt-Rollen nicht wiederhergestellt werden können.
Die sechs Berechtigungsstufen im Funktionsbereich Kosten sind:
Vollzugriff
Standardzugriff
Eingeschränkter Zugriff
Lesezugriff
Task-Only Zugriff
Kein Zugriff
Die drei Berechtigungsstufen im Bereich Erlöse sind:
- Vollzugriff
- Lesezugriff
- Kein Zugriff
Die beiden Berechtigungsstufen im Bereich Finanzierung sind:
- Vollzugriff
- Kein Zugriff
Die Berechtigungsstufen für Projektdokumente sind:
- Vollzugriff
- Kein Zugriff
Berechtigungsstufen
Im folgenden sehen Sie die Abstufungen der Berechtigungen, die Sie in Ihren Projekt-Rollen einstellen können. Die Rollen bestimmen, welche Daten von einem Benutzer gelesen oder bearbeitet (erstellt, verändert und gelöscht) werden können.
Leserechte ermöglichen es einem Benutzer, entsprechende Inhalte einsehen zu können und als PDF- oder Excel-Datei herunterzuladen. Mit der Berechtigung zum Bearbeiten können z.B. neue Aufträge oder Vergabeeinheiten angelegt und bestehende verändert werden. Bei der Übernahme von Aufgaben (z.B. als Vertretung oder aufgrund von Berechtigungen) müssen Sie die betreffende Rechnung oder den Nachtrag öffnen; die Option befindet sich nun als Button im Banner bzw. unter "Weitere Aktionen", woraufhin ein Bestätigungsmodal erscheint.
Kosten
Vollzugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Vollzugriff im Bereich Kosten haben die höchsten Berechtigungen und können alle Daten innerhalb des Kostenbereichs eines Projektes sehen und bearbeiten. Außerdem können sie Exporte der Kostenüberwachung und des Mittelabfluss erstellen, Dokumente an Budgetversionen anhängen und genehmigte Rechnungen über den Zahlungsabgleich (durch Import von Kontoauszügen) oder die Sammelzahlungsseite als bezahlt markieren.
Standardzugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Standardzugriff im Bereich Kosten haben im Vergleich zum Vollzugriff nur eingeschränkte Bearbeitungsrechte innerhalb des Kostenbereichs eines Projektes. Rollen mit diesem Zugriff können ihre Aufgaben (Rechnungs- und ggf. Nachtragsprüfung), Aufträge, Nachträge und Rechnungen bearbeiten. Budgets und Vergabeeinheiten sind zwar noch sichtbar, können aber nicht mehr bearbeitet werden und sie haben keinen Zugriff auf die Kostenüberwachung oder den Mittelabfluss. Auch Dokumente an Budgetversionen können hinzugefügt und angesehen werden. Wie beim Vollzugriff können Rechnungen über die Sammelzahlungsseite als bezahlt markiert werden.
Tipp:
Möchten Sie die Schreib- und Lese-Rechte einer Projekt-Rolle im Bereich Kosten weiter einschränken, können Sie dies über die flexible Kostengruppen-Einschränkung auf Rollen-Ebene für jedes Projekt individuell konfigurieren. Projektmanager können zudem in den Projekteinstellungen eine schreibgeschützte Ansicht dieser Kostenelement-Einschränkungen für einen Benutzer einsehen.
Eingeschränkter Zugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Eingeschränkter Zugriff im Bereich Kosten können nur noch ihre Aufgaben (Rechnungs- und ggf. Nachtragsprüfung) bearbeiten. Vergabeeinheiten, Aufträge, Nachträge und Rechnungen sind zwar noch sichtbar, können aber nicht mehr bearbeitet werden. Auf Budgets (inklusive zugehöriger Budget-Dokumente), die Kostenüberwachung oder den Mittelabfluss haben Rollen mit dieser Berechtigung keinen Zugriff.
Tipp:
Möchten Sie die Schreib- und Lese-Rechte einer Projekt-Rolle im Bereich Kosten weiter einschränken, können Sie dies über die flexible Kostengruppen-Einschränkung auf Rollen-Ebene für jedes Projekt individuell konfigurieren. Projektmanager können zudem in den Projekteinstellungen eine schreibgeschützte Ansicht dieser Kostenelement-Einschränkungen für einen Benutzer einsehen.
Lesezugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Lesezugriff im Bereich Kosten können nur ihre Aufgaben (Rechnungs- und Nachtragsprüfung) bearbeiten. Budgets, Vergabeeinheiten, Aufträge, Nachträge und Rechnungen sind noch sichtbar, können aber nicht bearbeitet werden. Sie können Exporte der Kostenüberwachung und des Mittelabflusses erstellen.
Tipp:
Möchten Sie die Lese-Rechte einer Projekt-Rolle im Bereich Kosten weiter einschränken, können Sie dies über die flexible Kostengruppen-Einschränkung auf Rollen-Ebene für jedes Projekt individuell konfigurieren. Projektmanager können zudem in den Projekteinstellungen eine schreibgeschützte Ansicht dieser Kostenelement-Einschränkungen für einen Benutzer einsehen.
Task-Only Zugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung "Task-Only Zugriff" im Bereich Kosten können nur ihre Aufgaben (Rechnungs- und ggf. Nachtragsprüfung) bearbeiten. Rollen mit dieser Berechtigung haben ansonsten keinen Zugriff auf jegliche Daten innerhalb des Kostenbereichs eines Projektes.
Kein Zugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Kein Zugriff im Bereich Kosten wird dieser gesamte Funktionsbereich innerhalb eines Projektes nicht angezeigt. Entsprechend können auch keine Daten eingesehen oder bearbeitet werden.
Erlöse
Vollzugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Vollzugriff im Bereich Erlöse haben die höchsten Berechtigungen und können alle Daten innerhalb des Erlösbereichs eines Projektes sehen und bearbeiten. Außerdem können sie Exporte der Mittelzufluss- und der Liquiditätstabelle erstellen.
Lesezugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Lesezugriff im Bereich Erlöse haben im Vergleich zum Vollzugriff keine Bearbeitungsrechte innerhalb des Erlösbereichs eines Projektes und können die angelegten Daten nur noch sehen und nicht mehr bearbeiten. Allerdings können sie ebenfalls Exporte der Mittelzufluss- und der Liquiditätstabelle erstellen.
Kein Zugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Kein Zugriff im Bereich Erlöse wird dieser gesamte Bereich in einem Projekt nicht angezeigt. Unabhängig davon können diese Rollen Zugriff auf die Bereiche Kosten und/ oder Finanzierung haben.
Finanzierung
Vollzugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Vollzugriff im Bereich Finanzierung haben die höchsten Berechtigungen und können alle Daten innerhalb des Finanzierungsbereichs eines Projektes sehen und bearbeiten.
Kein Zugriff
Projekt-Rollen mit der Berechtigung Kein Zugriff im Bereich Finanzierung wird dieser gesamte Bereich in einem Projekt nicht angezeigt. Unabhängig davon können diese Rollen Zugriff auf die Bereiche Kosten und/ oder Erlöse haben.