Freistellungsbescheinigung

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Themenüberblick

  • Freistellungsbescheinigung von Auftragnehmern hinterlegen
  • Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung

 

Freistellungsbescheinigung hinzufügen

Wenn Ihnen Ihr Auftragnehmer eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamts vorlegt, können Sie diese individuell für jeden Ihrer Auftragnehmer hochladen. Falls sie Ihnen noch nicht vorliegt, können Sie bereits angeben, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist.

Wählen Sie dafür auf den Auftragnehmer in den Stammdaten aus, um in die Übersicht des Auftragnehmers zu gelangen. Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" oben rechts, um Anpassungen am Auftragnehmer vorzunehmen.
Wählen Sie nun im letzten Auswahlfeld “Freistellungsbescheinigung” die Option “erforderlich” aus und klicken Sie anschließend auf “Speichern” um Ihre Änderung zu bestätigen.

Sobald für den Auftragnehmer eingestellt ist, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist, können Sie die Bescheinigung direkt über den Button “+ Dokument hinzufügen” am Ende der Übersicht hochladen. Geben Sie dafür im nächsten Schritt die vom Finanzamt vergebene Sicherheitsnummer an und laden Sie optional die Bescheinigung als PDF-Datei hoch.

 

Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung

Die Sicherheitsnummer dient während der Rechnungsprüfung dem automatischen digitalen Abgleich der Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung mit dem zuständigen Finanzamt. Sollte die hinterlegte Bescheinigung nicht mehr gültig sein, werden Sie bei der Rechnungsprüfung automatisch darauf hingewiesen. Sie können bei der Rechnungsprüfung dann angeben, ob diese "gültig", "ungültig" oder "nicht vorhanden" ist.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Help Center Artikel Rechnungsfreigabe im Projekt.

Das Ablaufdatum von Freistellungsbescheinigungen können Sie sich in der Übersicht der Auftragnehmer als Spalte anzeigen lassen. Die Abfrage der Ablauffrist der Bescheinigung erfolgt beim Anlegen des Auftragnehmers oder während der Rechnungsprüfung.
Das bedeutet, dass Sie die Steuernummer entweder beim Anlegen bereits korrekt angeben oder Sie pflegen diese nachträglich ein, wodurch dann übergangsweise das Datum nicht angezeigt wird. Spätestens jedoch wenn eine Rechnung geprüft wird, wird die Abfrage beim Finanzamt ausgelöst und die Ablauffrist ist ab dann im System ersichtlich.

Wenn Ihnen die Ablauffrist nicht angezeigt wird, können Sie sich die Freistellungsbescheinigung herunterladen, den Haken im Feld “Freistellungsbescheinigung erforderlich” entfernen und Ihre Eingaben speichern. Rufen Sie den Auftragnehmer anschließend erneut auf und legen Sie die Bescheinigung wie oben beschrieben neu an. Auf diese Weise können Sie das Datum der Ablauffrist im System anzeigen lassen oder sie warten bis die erste Rechnung zum jeweiligen Auftragnehmer ins System eingespielt und geprüft wird.

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