Themenüberblick
- Welche Informationen und Features werden in den Stammdaten verwaltet
- Wer hat Zugriff auf die Stammdaten
- Wie beeinflussen die Stammdaten meine Projekte?
Einleitung
In den Stammdaten werden in Alasco Informationen in Datenbanken gesammelt und verwaltet, auf die später alle Projekte zugreifen können. Sie können hier grundlegende Einstellungen, wie zum Beispiel die Berechnungsweise der Prognosen oder die Beteiligten eines Workflows zur Rechnungs- und Nachtragsprüfung vornehmen. Außerdem können Sie hier neue Benutzer zu Ihrem Account hinzufügen oder die bestehenden Benutzer verwalten und ihnen Zugriff auf Ihre Projekte erteilen und entziehen. Über die Änderungshistorie können Sie jederzeit transparent nachvollziehen, wer etwas wann in einem Projekt verändert hat.
Sie finden die Stammdaten in Alasco in der Navigation am linken Bildschirmrand, sofern Sie die Account-Rolle Admin oder Normaler Benutzer innehaben. Klicken Sie auf Stammdaten, um zur Übersicht der Stammdaten Kategorien zu gelangen.
Vollständigen Zugriff auf die Stammdaten hat nur die Account-Rolle Admin. Die Account-Rolle Normaler Benutzer kann noch Auftragnehmer und -geber bearbeiten, hat aber sonst nur noch Lesezugriff und keinen Zugriff auf Projektgruppen, benutzerdefinierte Felder, die Benutzerverwaltung und die Änderungshistorie. Benutzer mit der Account-Rolle Eingeschränkter Nutzer haben grundsätzlich keinen Zugriff auf die Stammdaten.
Stammdaten
In der folgenden Grafik sehen Sie, wie die einzelnen Datenbanken, die in den Stammdaten verwaltet werden, zusammenhängen und welchen Einfluss sie auf die Daten in Ihren Projekten haben.
Im Folgenden erhalten Sie Details zu den einzelnen Datenbanken und welche Daten dort gespeichert werden. Achten Sie auf die Links zu weiterführenden Artikeln in unserem Help Center.
Kontodaten
Unter der Immobilie verstehen wir in Alasco das Grundstück bzw. die Liegenschaft, auf dem/der das Projekt stattfindet. Sie benötigen immer eine Immobilie, um ein Projekt in Alasco anlegen zu können. Eine Immobilie kann in mehreren Projekten verwendet werden, wenn Sie beispielsweise verschiedene Teilprojekte einzeln anlegen.
Beachten Sie jedoch, dass jedes Projekt in Alasco immer eine feste Zuordnung zu einer Immobilie benötigt.
Ein Projekt stellt in Alasco den Rahmen oder übergeordneten Ordner dar, in dem Sie die Daten, wie z.B. Budgets, Vergabeeinheiten, Aufträge oder Rechnungen, die Ihr Bauprojekt betreffen sammeln, bearbeiten und auswerten können. Auf dem Projektdashboard sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten und aktuellen Vorgänge zu Ihrem Projekt. In der Kostenüberwachung, dem Herzstück Ihres Projektes, fließen alle Daten zusammen und Sie können diese in verschiedenen Ansichten auswerten. Außerdem können Sie über die Multiprojektansicht mehrere Projekte miteinander vergleichen und Daten projektübergreifend auswerten.
Die Benutzer eines Accounts werden in Alasco ebenfalls in den Stammdaten verwaltet. Als angelegter Benutzer mit Administrationsrechten Ihres Kundenaccounts können Sie die Benutzereinrichtung vornehmen und Einladungen an neue Benutzer versenden. Klicken Sie dazu auf den Button "+ Benutzer hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.
Über die Änderungshistorie bekommen Sie einen Einblick darüber, wann und von wem Daten in Alasco hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht wurden. Sie gibt Ihnen als Admin die Möglichkeit, jegliche Veränderung von Daten in Alasco einzusehen und dadurch jeden Schritt transparent nachverfolgen zu können.
Kontokonfigurationen
Die Funktion der Projektgruppen ist für Sie besonders interessant, wenn Sie mit vielen einzelnen Projekten und/oder Teilprojekten arbeiten. Auf diese Weise können Sie in der Kostenüberwachung auf Multiprojektebene mehrere, ähnliche und/oder zusammenhängende Projekte gemeinsam betrachten und leichter miteinander vergleichen, ohne dass weitere Projekte, welche keinen Bezug zur Gruppe haben, in der Liste angezeigt werden.
Die grundlegende Kostengruppenstruktur wird in den Stammdaten des Accounts angelegt und gilt übergreifend für alle vorhandenen Projekte.
Sollten Sie für Ihre Projekte eigene Kostengruppen bilden und eine andere Struktur verwenden, so können Sie diese in den Stammdaten ändern und frei definieren. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine Kostengruppe, um die Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt zu bekommen.
In den Prognoseeinstellungen können Sie definieren, aus welchen Werten sich die von Alasco berechneten Prognosen in allen Ihren Projekten zusammensetzen soll. Die Projektprognose können Sie nur bearbeiten, wenn Ihr Account nach Oktober 2020 erstellt wurde. Andernfalls ist diese bereits durch uns vordefiniert.
Die Auftragsprognose können Sie für den Real- und Worst-Case frei definieren. Entscheiden Sie hier, welche Beträge eines Auftrags in die prognostizierten Kosten mit einfließen oder von diesen abgezogen werden sollen.
Unter dem dritten Reiter "Mittelabfluss" können Sie einerseits die Bezugsbasis für geplante Beträge und andererseits die Bezugsbasis für bereits abgeflossene Beträge in der Mittelabflussplanung einstellen.
Zur übersichtlichen Darstellung von Auftragsdaten stehen Ihnen in Alasco benutzerdefinierte Felder zur Verfügung. Mit deren Hilfe können Sie Ihre gültige Datenstruktur umfassend in Aufträgen abbilden. Eine einheitliche Projektdatenstruktur dient nicht nur der Vergleichbarkeit und Transparenz, sie unterstützt Sie auch bei der schnellen und zuverlässigen Bewertung des Auftragsstatus. Nutzen Sie diese Erweiterungsfunktion, um Ihre Auftragsdaten unter Berücksichtigung Ihrer internen Standards mit zusätzlichen Informationen zu ergänzen oder zu strukturieren.
Workflows
Die Rechnungs- und Nachtragsfreigabeläufe in Alasco werden als "Workflows" bezeichnet. Im Menüpunkt “Workflows” in den Stammdaten können Sie sich die in Alasco eingerichteten Freigabeläufe anzeigen lassen. Hier sehen Sie, welche Workflows bereits angelegt wurden, in welchen Projekten diese verwendet werden und wer an einem Workflow beteiligt ist.
Klicken Sie auf den "+ Hinzufügen" Button oben rechts, um einen neuen Workflow zu erstellen. Mit einem Klick auf die drei Punkte am rechten Bildschirmrand können Sie einen Workflow löschen, sofern dieser nicht gerade in einem Projekt verwendet wird. Außerdem können Sie den Workflow hier auch duplizieren.
Wenn Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie in den Projekteinstellungen anpassen, welcher Workflow standardmäßig in diesem Projekt verwendet werden soll.
Kontaktdaten
Die Auftraggeber werden in Alasco ebenso, wie die Auftragnehmer, in einer zentralen Datenbank verwaltet. Auch hier können Sie neue Auftraggeber über den Button "+ Auftraggeber hinzufügen" erstellen und bestehende Auftraggeber bearbeiten oder löschen.
Bei der Erstellung eines neuen Projektes werden Sie nach einem Hauptauftraggeber gefragt. Dieser ist verantwortlich für das Projekt und wird auch in jedem neuen Auftrag innerhalb des Projektes zunächst als Standard hinterlegt.
In dieser Datenbank können Sie neue Auftragnehmer hinzufügen, nach bestehenden Auftragnehmern suchen und diese bearbeiten oder löschen. Um eine Projektbeteiligtenliste zu erstellen, können Sie die Liste nach dem entsprechenden Projekt filtern und anschließend über den Button "Excel Export" exportieren.
Sobald Sie in einem Projekt einen Auftrag anlegen, können Sie den Auftragnehmer aus dieser Datenbank auswählen, der den Auftrag ausführt. Da alle Projekte auf die gleiche Datenbank zurückgreifen, müssen Sie einen Auftragnehmer nur einmal anlegen, auch wenn dieser in mehreren Projekten tätig ist.
Ist das Erlöse Feature für Sie freigeschaltet, finden Sie in den Kontaktdaten zusätzlich die Datenbank Käufer und Mieter. Hier sind alle kaufenden/mietenden bzw. interessierten Privatpersonen und Firmen mit ihren Kontaktdaten hinterlegt. Neben dem Namen können Sie hier zudem optionale Informationen wie die Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse und eine Beschreibung anlegen. Über den Button "+ Kontakt hinzufügen" können Sie einen neuen Kontakt erstellen. Die Filterfunktion ermöglicht Ihnen, gezielt nach Kontakten zu suchen, um deren Daten einzusehen und zu bearbeiten. Die Käufer wiederum, sind mit den Verkaufseinheiten verknüpft und werden beim Anlegen einer Verkaufseinheit ausgewählt bzw. neu angelegt.
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