Zahlungsanforderungen

Themenüberblick

  • Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten von Zahlungsanforderungen
  • Zahlungsanforderungen anlegen und bearbeiten
  • vier verschiedene Status von Zahlungsanforderungen
  • Dokumentvorlagen von Zahlungsanforderungen erstellen
  • Zahlungen erfassen

 

Einführung

Das Erstellen von Zahlungsanforderungen ist ein zentraler Arbeitsschritt im Verkaufsprozess von Immobilien, der bei einer Abwicklung außerhalb von Alasco häufig zeitintensiv und fehleranfällig ist. Damit Sie den Überblick über die Einnahmen aus zu verkaufenden Einheiten bewahren, unterstützt Sie Alasco bei der Rechnungsstellung an Ihre Käufer:innen sowie im Controlling der bisher erzielten und in Zukunft geplanten Erlöse.

Tipp:

Am Ende dieses Artikels finden Sie einen Link unter dem Sie sich unsere verschiedenen Musterdokumentvorlagen für Zahlungsanfordergen herunterladen können. 
Um die Dokumentvorlagen der Zahlungsanforderung mit allen individuellen Details festzulegen, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor und wenden sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an support@alasco.de

Hinweis:

Der Reiter Erlöse wird Ihnen nur angezeigt, wenn das Feature auch für sie freigeschalten ist. Sollte dies noch nicht der Fall sein und Sie haben Interesse am Erlöse Bereich, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an customersuccess@alasco.de.

 

Erstellen einer Zahlungsanforderung

Sie können eine Zahlungsanforderung erstellen, indem Sie in der Erlöse-Navigation unter dem Menüpunkt  "Zahlungsanforderungen" oben rechts auf den Button "Zahlungsanforderung hinzufügen" klicken und auswählen, ob Sie eine einzelne oder mehrere Zahlungsanforderungen auf einmal erstellen wollen.

Einzelne Zahlungsanforderung

Im sich nun öffnenden Fenster am rechten Bildschirmrand können Sie nachfolgende Informationen, auf die sich die Zahlungsanforderung beziehen soll auswählen:

  • die Verkaufseinheit (Voraussetzung ist, die gewünschte Verkaufseinheit hat den Status "verkauft")
  • die Rate (gemäß des in der Verkaufseinheit hinterlegten Zahlungsplans)
  • ggf. einen angelegten Sonderwunsch, welcher mit einbezogen werden soll
  • Optional: eine Rechnungsnummer; um diese zu vergeben, bestehen zwei Optionen:
    • manuell eingegebene Rechnungsnummer; Alasco prüft, ob die Nummer für den gleichen Auftraggeber bereits existiert und blockiert Dopplungen
    • automatisch generierte Rechnungsnummer; basierend auf einem Nummernkreis, der aus einem Präfix und einer aktuellen Zahl besteht (z.B. Präfix = A, Nummer = 1 —> Rechnungsnummer “A-1”).
      • Das Präfix ist an den Hauptauftraggeber gekoppelt und ist für alle Projekte dieses Auftraggebers gleich
      • Die Nummerierung erfolgt Verkaufseinheiten-übergreifend für das jeweilige Projekt
      • Nach erstellen einer Zahlungsanforderung mit einer automatischen Rechnungsnummer wird die aktuelle Zahl des Nummernkreises um eins erhöht und als Vorschlag für die nächste Zahlungsanforderung gewählt, kann jedoch noch nach oben korrigiert werden.
      • Manuell erstellte Rechnungsnummer nehmen - selbst bei gleicher Zusammensetzung wie die automatisierte Rechnungsnummer - keinen Einfluss auf den Nummernkreis
  • Optional: das Fälligkeitsdatum
  • Optional: unter "Zusatztext" ein Kommentar zur Zahlungsanforderung, welches auch in das zu erstellende Dokument eingebettet werden kann

 

Mehrere Zahlungsanforderungen

Nach dem selben Prinzip können zu einem beliebigen Zeitpunkt - in der Regel nach dem Erreichen eines neuen Bautenstands - mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig  erstellt und heruntergeladen werden. Die Vorraussetzungen hierfür sind:

  • Verkaufseinheiten haben den Status "verkauft"
  • Verkaufseinheiten haben den jeweiligen Zahlungsplan hinterlegt
  • Es besteht mindestens eine Dokumentenvorlage für Zahlungsanforderungen

Um die Zahlungsanforderungen zu erstellen, sind folgende Schritte erforderlich:

  • einen Zahlungsplan und dessen anzufordernden Raten auswählen
  • eine Dokumentenvorlage auswählen
  • optional: ein Fälligkeitsdatum festlegen
  • optional: fortlaufende Rechnungsnummern auswählen (es können nur fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden)
  • die Verkaufseinheiten aus- bzw. abwählen, für die die Anforderungen (nicht) erstellt werden sollen (es werden nur Verkaufseinheiten angezeigt, für die mindestens eine der ausgewählten Raten des jeweiligen Zahlungsplans noch nicht angefordert wurden)
  • oben rechts auf "Erstellen" klicken, einen Moment warten und anschließend an gleicher Stelle auf "Exportieren" gehen 

Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen beim gleichzeitigen Anfordern mehrerer Zahlungsanforderungen: 

  • es können keine Sonderwünsche mit der Abrechnungsart "eigenständig" zusätzlich angefordert werden
  • das Bearbeiten einzelner Zahlungsanforderungen (Sonderwünsche, Zusatztext, manuelle Rechnungsnummer) ist nicht möglich
  • Zahlungsanforderungen können nur gemeinsam mit deren Dokumenten erstellt werden
  • Die zip-Datei der erstellten Dokumente kann später nicht erneut heruntergeladen werden und sollte daher direkt gesichert werden 

Beim erstellen einer Zahlungsanforderung können Sie über den Haken neben "Dokument erstellen" das Dokument auf Basis der hinterlegten Vorlage (mehr Details hierzu folgen im nächsten Absatz) erstellen. Wählen Sie dazu - über die beim Einreichen der Vorlagen, von Ihnen angegebene Bezeichnung - im Drop-Down Menü unter "Dokumente"; "Vorlage auswählen" zwischen den verschiedenen Musterdokumenten das aus, auf dessen Grundlage die Zahlungsanforderung erstellt werden soll.
Diese Auswahlmöglichkeit umfasst alle existierenden Dokumentvorlagen des gesamten Accounts. Mit dem Klick auf "Speichern" steht das Dokument nun innerhalb der angelegten Zahlungsanforderung unter dem Abschnitt "Dokumente" zur verfügung und kann Heruntergeladen werden und in Word oder einem anderen - das Dateiformat lesbaren - Tool angeschaut werden. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen am Dokument durchzuführen.

Hinweis:

Wurde eine Zahlungsanforderung erstellt, kann diese im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden, da sonst nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten in Alasco mit denen der erzeugten Dokumente übereinstimmen. Falls Änderungen in Alasco vorgenommen werden müssen, lässt sich die jeweils letzte Zahlungsanforderung löschen. Vorherige lassen sich nicht löschen, da die Zahlungsanforderungen durchnummeriert sind und die Reihenfolge daher nicht mehr korrekt wäre.

Zahlungseingänge (auch zu älteren Zahlungsanforderungen) können selbstverständlich zu jedem Zeitpunkt erfasst werden. 

 

Dokumentvorlagen erstellen

Möchten Sie Zahlungsanforderungen in Alasco generieren, die Sie dann als fertiges PDF-Dokument an den Kunden schicken können, gilt es im ersten Schritt, das optische Format bzw. den Aufbau und Inhalt des Dokuments festzulegen. Nutzen Sie unsere Vorlagen für Zahlungsanforderungen, welche die klassischen Anwendungsfälle abdecken und passen Sie die Details im jeweiligen Musterdokument auf Ihre Bedürfnisse an.

Tipp:

Den Link zum Download der insgesamt 7 Dokumente, gesammelt in einem .zip Ordner finden Sie am Ende dieses Artikels.

Alternativ finden Sie, sofern noch keine Vorlage existiert beim erstellen einer Zahlungsanforderung im Unterpunkt "Dokument" den Hinweis, dass Sie zunächst eine Dokumentenvorlage zur Erstellung von Zahlungsanforderungen hinterlegen müssen. Auch an dieser Stelle können Sie die Standardvorlagen direkt herunterladen und Anpassungen vornehmen, sodass das Dokument exakt dem Format entspricht, dass Sie wünschen.

Bei den zum Download bereitgestellten Vorlagen handelt es sich jeweils um ein Worddokument mit bestimmten Platzhaltern (wie z.B. Zahlungsanforderungs- bzw. Rechnungsnummer, Käufername, Empfängeradresse, Logo des Auftraggebers, Raten, angeforderte Beträge etc.), welche in einer {geschweiften Klammer} angezeigt werden. Diese signalisiert, dass die Inhalte an dieser Stelle automatisch mit den entsprechenden Daten aus Alasco gefüllt werden. 

Nachdem Sie Ihre Musterdokumentvorlagen auf Basis unserer Vorlagen angepasst und entsprechend Ihrer Anforderungen formatiert haben, schicken Sie dieses bitte im .docx-Format mit einer Bezeichnung (z.B. Standard_Zahlungsanforderung_Projekt_XY), unter der das Dokument von uns im System hinterlegt wird, an Ihre:n Ansprechpartner:in oder an unseren Support (support@alasco.de) mit dem Betreff "Dokumentvorlage für Zahlungsanforderungen hochladen" an support@alasco.de.

Hinweis:

Für das Generieren individueller Vorlagendokumente, wenden Sie sich bitte unter Angabe "individualisierte Dokumentvorlage für Zahlungsanforderungen" im Betreff an support@alasco.de. Bei Bedarf haben wir eine Vorgehensweise entwickelt, um Ihnen einen individualisierten Aufbau des Musterdokuments zu ermöglichen.

Tipp:

Es lassen sich mehrere Dokumentvorlagen anlegen, was nützlich ist, wenn Sie beispielsweise einen anderen Text für Schlussrechnungen oder für die Abrechnung von Sonderwünschen hinterlegen möchten.

 

Tabellenansicht

Die tabellarische Übersicht unter Zahlungsanforderungen bildet die Grundlage zur Abbildung der Ist-Stände auf der Erlösseite Ihres Projektes. Die Ansicht fasst alle relevanten Informationen über den Zahlungsstand der einzelnen Verkaufseinheiten, unter anderem in Form der folgenden Kennzahlen zusammen:

  • Der Status (Offen, Überfällig, Teilbezahlt oder Bezahlt)
  • die Zahlungsgrate (z.B. 1. Anzahlung oder Endzahlung)
  • den angeforderten und offenen Betrag
  • ggf. einberechnete Sonderwünsche
  • den Anteil am Gesamtverkaufspreis
  • das Fälligkeitsdatum
  • hinterlegte Kommentare

Für die Tabellenansicht besteht wie gewohnt die Möglichkeit der individuellen Spaltenkonfiguration sowie die Filter- und Exportoptionen. 

Einen detaillierteren Überblick über Ihre ausstehenden Einnahmen erhalten Sie bei der Auswahl der jeweiligen Zahlungsanforderung auf der rechten Bildschirmseite. Hier finden Sie unter Anderem alle eingegangenen Zahlungsbeträge und die generierte Zahlungsanforderung als PDF-Dokument, welches Sie nach dem Download an die Käufer schicken können.

 

Zahlung erfassen 

Über die entsprechenden Button in der Detailansicht einer Zahlungsanforderung unten rechts oder im Funktionsbereich Übersicht, können Sie einen Zahlungseingang erfassen. Es können beliebig viele Zahlungseingänge auf eine erstellte Zahlungsanforderung dokumentiert werden.
Das Erfassen einer Zahlung erfordert folgende Angaben:

  • Datum des Zahlungseingangs
    • als Standard ist das aktuelle Datum vorausgewählt, individuell anpassbar
    • das Datum kann nicht in der Zukunft liegen
  • Betrag des Zahlungseingangs
  • standardmäßig ist der zum Zeitpunkt der Erfassung noch offene Betrag vorausgewählt, individuell anpassbar
  • die Summe der Zahlungseingänge kann den angeforderten Betrag nicht überschreiten

 

 

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