Zahlungsanforderungen

  • Alle notwendigen Informationen zu den Zahlungsanforderungen in Alasco.
  • Dazu zählt der Status, das Anlegen und Bearbeiten sowie die Vorgehensweise rund um die Erstellung des Dokuments.

Das Erstellen von Zahlungsanforderungen ist ein zentraler Arbeitsschritt im Verkaufsprozess von Immobilien, der bei einer Abwicklung außerhalb von Alasco häufig zeitintensiv und fehleranfällig ist. Damit Sie den Überblick über die Einnahmen aus zu verkaufenden Einheiten bewahren, unterstützt Sie Alasco bei der Rechnungsstellung an Ihre Käufer:innen sowie im Controlling der bisher erzielten und in Zukunft geplanten Erlöse.

Um die Dokumentvorlagen der Zahlungsanforderung mit allen individuellen Details festzulegen, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor und wenden sich bitte an Ihren zuständigen Customer Enablement Manager oder an support@alasco.de

Am Ende dieses Artikels finden Sie einen Link unter dem Sie sich unsere verschiedenen Musterdokumentvorlagen für Zahlungsanfordergen herunterladen können. 

 

Hinweis: Der Reiter Erlöse wird Ihnen nur angezeigt, wenn das Feature auch für sie freigeschalten ist. Sollte dies noch nicht der Fall sein und Sie haben Interesse am Erlöse Bereich, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an customersuccess@alasco.de.

 

Erstellen einer Zahlungsanforderung

Sie können eine Zahlungsanforderung erstellen, indem Sie in der Erlöse-Navigation unter dem Menüpunkt  "Zahlungsanforderungen" oben rechts auf den Button "Zahlungsanforderung hinzufügen" klicken und auswählen, ob Sie eine einzelne oder mehrere Zahlungsanforderungen auf einmal erstellen wollen.

Einzelne Zahlungsanforderung:
Im sich nun öffnenden Fenster am rechten Bildschirmrand können Sie die Verkaufseinheit (Voraussetzung ist, die gewünschte Verkaufseinheit hat den Status "verkauft"), die Rate (gemäß des in der Verkaufseinheit hinterlegten Zahlungsplans) und ggf. einen angelegten Sonderwunsch, welcher mit einbezogen werden soll auswählen, auf die sich die Zahlungsanforderung bezieht. Optional können Sie zudem eine Rechnungsnummer vergeben. Hierfür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Entweder Sie vergeben eine manuell eingegebene Rechnungsnummer, (Alasco prüft dabei ob diese Nummer für den gleichen Auftraggeber bereits existiert und blockiert Dopplungen) oder Sie vergeben eine automatisch generierte Rechnungsnummer, basierend auf einem Nummernkreis, der aus einem Präfix und einer aktuellen Zahl besteht (z.B. Präfix = A, Nummer = 1 —> Rechnungsnummer “A-1”). Nach erstellen einer Zahlungsanforderung mit einer automatischen Rechnungsnummer wird die aktuelle Zahl des Nummernkreises um eins erhöht und als Vorschlag für die nächste Zahlungsanforderung gewählt, kann jedoch noch nach oben korrigiert werden. Die Nummerierung erfolgt Verkaufseinheiten-übergreifend für das jeweilige Projekt. Hinweis: Manuell erstellte Rechnungsnummer nehmen - selbst bei gleichem Muster - keinen Einfluss auf den Nummernkreis. 
Neben der Rechnungsnummer können Sie optional auch das Fälligkeitsdatum auswählen und unter "Zusatztext" ein Kommentar zur Zahlungsanforderung verfassen, welches optional auch in das zu erstellende Dokument eingebettet werden kann.

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Mehrere Zahlungsanforderungen:
Nach dem selben Prinzip können zu einem beliebigen Zeitpunkt - in der Regel nach dem Erreichen eines neuen Bautenstands - mehrere Ausgangsrechnungen gleichzeitig  erstellt und heruntergeladen werden. Die Vorraussetzungen hierfür sind:

  • Verkaufseinheiten haben den Status "verkauft"
  • Verkaufseinheiten haben den jeweiligen Zahlungsplan hinterlegt
  • Es besteht mindestens eine Dokumentenvorlage für Zahlungsanforderungen

Um die Zahlungsanforderungen zu erstellen, sind folgende Schritte erforderlich:

  • einen Zahlungsplan und dessen anzufordernden Raten auswählen
  • eine Dokumentenvorlage auswählen
  • optional: ein Fälligkeitsdatum festlegen
  • optional: fortlaufende Rechnungsnummern auswählen (es können nur fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden)
  • die Verkaufseinheiten aus- bzw. abwählen, für die die Anforderungen (nicht) erstellt werden sollen (es werden nur Verkaufseinheiten angezeigt, für die mindestens eine der ausgewählten Raten des jeweiligen Zahlungsplans noch nicht angefordert wurden)
  • oben rechts auf "Erstellen" klicken, einen Moment warten und anschließend an gleicher Stelle auf "Exportieren" gehen 

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Bitte beachten Sie folge derzeitige Einschränkungen beim gleichzeitigen Anfordern mehrerer Zahlungsanforderungen: 

  • es können keine Sonderwünsche mit der Abrechnungsart "eigenständig" zusätzlich angefordert werden
  • das Bearbeiten einzelner Zahlungsanforderungen (Sonderwünsche, Zusatztext, manuelle Rechnungsnummer) ist nicht möglich
  • Zahlungsanforderungen können nur gemeinsam mit deren Dokumenten erstellt werden
  • Die zip-Datei der erstellten Dokumente sollte direkt gesichert werden und kann später nicht erneut heruntergeladen werden

Möchten Sie Zahlungsanforderungen in Alasco generieren, die Sie dann als fertiges PDF-Dokument an den Kunden schicken können, gilt es im ersten Schritt, das optische Format bzw. den Aufbau und Inhalt des Dokuments festzulegen. Nutzen Sie unsere Vorlagen für Zahlungsanforderungen, welche die klassischen Anwendungsfälle abdecken und passen Sie die Details im jeweiligen Musterdokument auf Ihre Bedürfnisse an. Den Link zum Download der insgesamt 7 Dokumente, gesammelt in einem .zip Ordner finden Sie am Ende dieses Artikels. Alternativ finden Sie, sofern noch keine Vorlage existiert beim erstellen einer Zahlungsanforderung im Unterpunkt "Dokument" den Hinweis, dass Sie zunächst eine Dokumentenvorlage zur Erstellung von Zahlungsanforderungen hinterlegen müssen. Auch hier können Sie die Standardvorlagen direkt herunterladen und Anpassungen vornehmen, sodass das Dokument exakt dem Format entspricht, dass Sie wünschen. Bei den zum Download bereitgestellten Vorlagen handelt es sich jeweils um ein Worddokument mit bestimmten Platzhaltern (wie z.B. Zahlungsanforderungs- bzw. Rechnungsnummer, Käufername, Empfängeradresse, Logo des Auftraggebers, Raten, angeforderte Beträge etc.), welche in einer {geschweiften Klammer} angezeigt werden. Diese signalisiert, dass die Inhalte an dieser Stelle automatisch mit den entsprechenden Daten aus Alasco gefüllt werden. 

 

Nachdem Sie Ihre Musterdokumentvorlagen auf Basis unserer Vorlagen angepasst und entsprechend Ihrer Anforderungen formatiert haben, schicken Sie dieses bitte im .docx-Format mit einer Bezeichnung (z.B. Standard_Zahlungsanforderung_Projekt_XY), unter der das Dokument von uns im System hinterlegt wird, an Ihre:n Ansprechpartner:in oder an unseren Support (support@alasco.de) mit dem Betreff "Dokumentvorlage für Zahlungsanforderungen hochladen" an support@alasco.de.

 

Für das Generieren individueller Vorlagendokumente, wenden Sie sich bitte unter Angabe "individualisierte Dokumentvorlage für Zahlungsanforderungen" im Betreff an support@alasco.de. Bei Bedarf haben wir eine Vorgehensweise entwickelt, um Ihnen einen individualisierten Aufbau des Musterdokuments zu ermöglichen.

Es lassen sich mehrere Dokumentvorlagen anlegen, was nützlich ist, wenn Sie beispielsweise einen anderen Text für Schlussrechnungen oder für die Abrechnung von Sonderwünschen hinterlegen möchten. Beim erstellen einer Zahlungsanforderung können Sie über den Haken neben "Dokument erstellen" das Dokument aufgrund der hinterlegten Vorlage erstellen. Wählen Sie dazu - über die beim Einreichen der Vorlagen, von Ihnen angegebene Bezeichnung - im Drop-Down Menü unter "Dokumente"; "Vorlage auswählen" zwischen den verschiedenen Musterdokumenten das aus, auf dessen Grundlage die Zahlungsanforderung erstellt werden soll. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst alle existierenden Dokumentvorlagen des gesamten Accounts. Mit dem Klick auf "Speichern" steht das Dokument nun innerhalb der angelegten Zahlungsanforderung unter dem Abschnitt "Dokumente" zur verfügung und kann Heruntergeladen werden und in Word oder einem anderen - das Dateiformat lesbaren - Tool angeschaut werden. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen am Dokument durchzuführen. 

 

Wurde eine Zahlungsanforderung erstellt, kann diese im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden, da sonst nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten in Alasco mit denen der erzeugten Dokumente übereinstimmen. Falls Änderungen vorgenommen werden müssen, lässt sich die jeweils letzte Zahlungsanforderung löschen. Vorherige lassen sich nicht löschen, da die Zahlungsanforderungen durchnummeriert sind und die Reihenfolge daher nicht mehr korrekt wäre. Zahlungseingänge (auch zu älteren Zahlungsanforderungen) können selbstverständlich zu jedem Zeitpunkt erfasst werden. 

 

Tabellenansicht

Die tabellarische Übersicht unter Zahlungsanforderungen bildet die Grundlage zur Abbildung der Ist-Stände auf der Erlösseite Ihres Projektes. Die Ansicht fasst alle relevanten Informationen über den Zahlungsstand der einzelnen Verkaufseinheiten, unter anderem in Form der folgenden Kennzahlen zusammen: Der Status (Offen, Überfällig, Teilbezahlt oder Bezahlt), die Zahlungsgrate (z.B. 1. Anzahlung oder Endzahlung), den angeforderten und offenen Betrag, ggf. einberechnete Sonderwünsche, den Anteil am Gesamtverkaufspreis, das Fälligkeitsdatum sowie hinterlegte Kommentare. Für die Tabellenansicht besteht wie gewohnt die Möglichkeit der individuellen Spaltenkonfiguration sowie die Filter- und Exportoptionen. 

Einen detaillierteren Überblick über Ihre ausstehenden Einnahmen erhalten Sie bei der Auswahl der jeweiligen Zahlungsanforderung auf der rechten Bildschirmseite. Hier finden Sie unter Anderem alle eingegangenen Zahlungsbeträge und die generierte Zahlungsanforderung als PDF-Dokument, welches Sie nach dem Download an die Käufer schicken können.

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Zahlung erfassen 

Über den entsprechenden Button unten, können Sie einen Zahlungseingang erfassen. Es können beliebig viele Zahlungseingänge auf eine erstellte Zahlungsanforderung angelegt werden. Das Erfassen einer Zahlung erfordert die Angabe des Zahlungseingangs; hier ist als Standard das aktuelle Datum vorausgewählt, sowie des Betrags; hier ist standardmäßig der zum Zeitpunkt der Erfassung noch offene Betrag vorausgewählt. Beide Felder können Sie individuell anpassen, wobei jedoch das Datum nicht in der Zukunft liegen kann und die Summe der Zahlungseingänge den angeforderten Betrag nicht überschreiten kann.

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