Hinweis:
Dieses Feature steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Paket "Advanced" oder "Pro" gebucht haben. Für Änderungen an Ihrem aktuellen Paket wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.
Themenüberblick
- Einen Nachtragsworkflow erstellen und anpassen
- Die einzelnen Schritte der Nachtragsprüfung in Alasco, ihre Besonderheiten und welche Einstellungen Sie als Admin vornehmen können
Allgemein
Wenn Sie einen Nachtragsworkflow einrichten und in einem Projekt verwenden wollen, sind folgende Schritte zu beachten:
- Erstellen des Workflows und Zuordnung der Benutzer
- Zuordnung eines standardmäßig verwendeten Nachtragsworkflows in einem Projekt
- Optionale Zuordnung verschiedener Workflows in verschiedenen Vergabeeinheiten
In jedem Projekt können Sie festlegen, ob Nachträge über einen standardisierten Workflow mit eindeutig zugewiesenen Benutzern geprüft werden sollen oder ob jeder Benutzer mit der notwendigen Berechtigung im Stande sein soll Nachträge zu prüfen und zu bearbeiten.
Sobald Sie eingestellt haben, dass in einem Projekt mit Nachtragsworkflows gearbeitet wird, können Sie diese analog zu den Rechnungsworkflows den verschiedenen Vergabeeinheiten zuweisen.
Hinweis:
Pro Projekt können Sie nur eine der beiden Varianten (mit oder ohne Workflow) verwenden.
Schritt 1: Workflow erstellen
Im Menüpunkt “Nachtrags-Workflows” in den Stammdaten können Sie sich die in Alasco eingerichteten Nachtragsworkflows anzeigen lassen (die Anzeige kann je nach Benutzer und Berechtigung variieren). Hier sehen Sie, welche Workflows bereits im Account angelegt wurden, in welchen Projekten diese Verwendung finden und wer an diesem Workflow beteiligt ist. Klicken Sie auf den "+ Hinzufügen" Button oben rechts, um einen neuen Workflow zu erstellen. Über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Bildschirmrand können Sie einen Workflow löschen, sofern dieser nicht gerade in einem Projekt verwendet wird. Außerdem können Sie den Workflow hier auch duplizieren.
Wenn Sie einen Workflow auswählen, können Sie die einzelnen Prüfschritte durch einen Klick auf das Stiftsymbol rechts oben in der Kachel aktivieren, deaktivieren oder bearbeiten. Ausgegraute Felder stellen hier optionale und aktuell nicht belegte Freigabeschritte dar. Stellen Sie den Schieber im Bearbeitungsmodus nach rechts, um einen inaktiven Schritt zu aktivieren.
Im Nachtragsworkflow können Sie festlegen, welcher Benutzer eine bestimmte Aufgabe bei der Nachtragsprüfung übernehmen soll. Den ersten Schritt "Nachtrag erfassen" können Sie nicht zuweisen. Hier ist standardmäßig die Option „Uploader“ ausgewählt, so dass jeder Benutzer mit der notwendigen Berechtigung, einen Nachtrag anlegen kann. Dieser Benutzer übernimmt dann auch in allen folgenden Prüfschritten, die die Option "Uploader" verwenden, die jeweilige Aufgabe.
Im Nachtragsworkflow in Alasco stehen Ihnen insgesamt 6 Schritte zur Verfügung. Diese sind teilweise optional oder verpflichtend auszuwählen.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den jeweiligen Schritt einer Person in Alasco zuzuweisen. Da während dem Schritt "Nachtrag freigeben" das Alasco Nachtragsdeckblatt mit dem zugehörigen Freigabestempel erstellt wird, können Sie diesen hier auch individuell anpassen.
Tipp:
Im weiterführenden Artikel Nachtragsworkflow in unserem Help Center erhalten Sie eine detaillierte Erklärung der einzelnen Schritte.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie einen Prüfschritt im Nachtragsworkflow nur dann bearbeiten können, wenn sich aktuell kein Nachtrag in diesem Schritt befindet. Nachträge, die sich gerade in diesem Schritt befinden werden Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor über das Stiftsymbol fahren. Änderungen an Zuweisungen eines Schritts sowie die Deaktivierung eines Schritts treten nur für zukünftige Aufgaben in Kraft.
Schritt 2: Workflow einem Projekt zuordnen
Sobald ein Nachtragsworkflow in den Stammdaten eingerichtet wurde, können Sie diesen in den "Projekteinstellungen" dem gewünschten Projekt zuordnen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown- Menü "Nachtrags-Workflow" den entsprechenden Workflow aus.
Beachten Sie, dass hier nur eine Auswahl zur Verfügung steht, wenn bereits mindestens ein Nachtragsworkflow gemäß Schritt 1 angelegt wurde.
Der hier ausgewählte Nachtragsworkflow wird standardmäßig in allen Vergabeeinheiten im Projekt verwendet.
Schritt 3: Workflow einer Vergabeeinheit zuordnen
Sobald Sie einem Projekt einen standardmäßig verwendeten Nachtragsworkflow zugeordnet haben, können Sie jeder Vergabeeinheit des Projekts einen eigenen Nachtragsworkflow, abweichend vom Standardworkflow zuordnen.
Wählen Sie dazu unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" die entsprechende Vergabeeinheit aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Wählen Sie hier nun im neu erschienenen Dropdown-Menü "Nachtrags-Workflow" den jeweiligen Nachtragsworkflow aus.
Bitte beachten Sie, dass hier nur die Workflows zur Auswahl stehen, die in den Stammdaten bereits angelegt wurden.
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