Themenüberblick
Freistellungsbescheinigung hinzufügen
Wenn Ihnen Ihr Auftragnehmer eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamts vorlegt, können Sie diese individuell für jeden Ihrer Auftragnehmer hochladen. Falls sie Ihnen noch nicht vorliegt, können Sie bereits angeben, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist. Unabhängig davon können Auftragnehmerdaten wie Adressen und Bankverbindungen nun auch durch OCR-Extraktion bei der Erstellung oder Aktualisierung von Auftragnehmern hinzugefügt werden.
Wählen Sie dafür auf den Auftragnehmer in den Stammdaten aus, um in die Übersicht des Auftragnehmers zu gelangen. Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" oben rechts, um Anpassungen am Auftragnehmer vorzunehmen.
Wählen Sie nun unten im Auswahlfeld “Freistellungsbescheinigung” die Option “erforderlich” aus und klicken Sie anschließend auf “Speichern” um Ihre Änderung zu bestätigen.
Sobald für den Auftragnehmer eingestellt ist, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist, können Sie die Bescheinigung direkt über den Button “+ Dokument hinzufügen” hochladen. Geben Sie dafür im nächsten Schritt die vom Finanzamt vergebene Sicherheitsnummer an und laden Sie optional die Bescheinigung als PDF-Datei hoch.
Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung
Die Sicherheitsnummer ermöglicht im Rahmen des Schritts Rechnung eingeben & validieren den automatischen digitalen Abgleich der Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung mit dem zuständigen Finanzamt. Für Pro- und Advanced-Kunden wird diese formale Prüfung durch KI-Unterstützung für inländische Rechnungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie für internationale Reverse-Charge-Rechnungen automatisiert. Auch während der späteren Freigabeschritte haben Sie vollen Zugriff auf diesen Schritt, um Rechnungsdaten anzupassen oder formale Prüfergebnisse zu überprüfen.
Sollte die hinterlegte Bescheinigung nicht mehr gültig sein, werden Sie bei der Prüfung automatisch darauf hingewiesen. Sie können dann angeben, ob diese "gültig", "ungültig" oder "nicht vorhanden" ist. Für Pro- und Advanced-Kunden besteht zusätzlich die Möglichkeit, das KI-Urteil einer formalen Prüfung zu übersteuern und manuell als gültig oder ungültig zu markieren, sollte die KI-Bewertung fehlerhaft sein.
Wird eine Rechnung aufgrund formaler Mängel (die auch eine ungültige Freistellungsbescheinigung umfassen können) abgelehnt, können Sie dem Auftragnehmer automatisch eine E-Mail senden, um eine korrigierte Rechnung anzufordern. Diese E-Mail wird in Ihrer Benutzersprache generiert, enthält die Erklärungen zu den fehlgeschlagenen Prüfungen, und die Rechnung wird automatisch angehängt. Empfänger und E-Mail-Text können vor dem Versand angepasst werden. Das System kann zudem Antworten mit einer neuen Rechnung automatisch verarbeiten. Die vorherige Rechnung wird dabei archiviert und mit der neuen verknüpft.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Help Center Artikel Rechnungsfreigabe im Projekt.
Das Ablaufdatum von Freistellungsbescheinigungen können Sie sich in der Auftragnehmerliste als Spalte "Ablauffrist Freistellung" anzeigen lassen. Klicken Sie dazu rechts oberhalb der Liste auf "Spalten bearbeiten", anschließend auf den Button "Spalte hinzufügen" und wählen Sie die Spalte aus. Die Auftragnehmerliste, inklusive dieser Spalte, kann nun auch als CSV-Datei exportiert werden.
Die Abfrage der Ablauffrist der Bescheinigung erfolgt automatisch während der Rechnungsprüfung. Dadurch kann es sein, dass zunächst kein Datum in der Liste angezeigt wird, bis die erste Rechnung des Auftragnehmers geprüft und damit die Abfrage beim Finanzamt ausgelöst wurde. Anschließend wird Ihnen die Ablauffrist in der Liste angezeigt.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass der automatische Abgleich mit dem Finanzamt nur für Auftragnehmer aus Deutschland zur Verfügung steht. Ist ein Auftragnehmer aus einem anderen Land angelegt, findet kein automatischer Abgleich mit dem entsprechenden Finanzamt statt.