Erste Schritte

In diesem und auch in anderen Artikeln in unserem Help Center sind weitere Informationen und hilfreiche Artikel in blau hinterlegt. Durch Klicken auf die markierten Wörter, können Sie weitere Informationen aus anderen Artikeln aufrufen.

 

Wofür wird Alasco verwendet?

Alasco ist eine Plattform zum Finanzmanagement von Bau- und Immobilienprojekten. Mit Alasco erhalten Sie einen einfachen und schnellen Überblick über die aktuelle Budgetplanung und das Auftragsmanagement Ihres Projektes. Das ermöglicht Ihnen zu jeder Zeit die volle Kostenkontrolle über Ihr Projekt. Dieser Artikel wird Nutzern, die die Onboarding Phase nicht durchlaufen haben, als Hilfestellung zur Verfügung gestellt, enthält aber auch wertvolle, grundlegende Informationen für alle anderen Nutzer.

 

Wer ist für die Einstellungen auf der Alasco Plattform verantwortlich? Wie kann ich Hilfe bei Problemen erhalten?

Der Customer Enablement Manager von Alasco hat in der Onboarding Phase das Projekt gemeinsam mit Ihrem Projektadministrator aufgesetzt. Ihr Projektadministrator kann alle notwendigen Einstellungen auf der Plattform selbst vornehmen. Wir haben in unserem Help Center zu allen Funktionen der Alasco Plattform Dokumentationen erstellt. Über Ihren Alasco Account können Sie im oberen rechten Eck des Bildschirms die Seite "Hilfebereich" aufrufen. Über die Website support.alasco.de gelangen Sie ebenfalls in unser Help Center.

 

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Sollten Sie Fehler im System finden oder die Dokumentation im Help Center nicht ausreichend sein, so können Sie unser Customer Enablement Team / Support Team direkt kontaktieren. Hierfür steht Ihnen die Schaltfläche “Kontakt aufnehmen” in der Navigation am linken Bildschirmrand zur Verfügung. Dabei können Sie bei dringenden Themen den Live Chat nutzen oder eine reguläre Supportanfrage stellen. Sie können uns auch jederzeit über die E-Mail Adresse support@alasco.de eine Nachricht an uns schreiben. 

 

Wie werden in Alasco Budgets dargestellt und wie erhält man einen schnellen Überblick über den aktuellen Projektstand?

In Alasco hat jeder Benutzer ein eigenes Dashboard, welches einen Überblick über die  gesamten Projektdaten gibt. In den folgenden Artikeln wird das Anlegen von Budgets und von Vergabeeinheiten erläutert. 

 

Wer lädt Rechnungen auf die Plattform und wie funktioniert das?

In Alasco wurde während der Onboarding Phase ein Rechnungsfreigabelauf angelegt. Hierbei wurden ebenfalls für alle Nutzer Rollen definiert. Sind Sie entsprechend Ihrer Rolle dafür verantwortlich Rechnungen in die Plattform zu laden, erfahren Sie im nächsten Schritt mehr über diese Funktion. Alasco bietet Ihnen mehrere Wege für den Upload einer Rechnung. Mit einem Klick auf den "+" Button in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand können Sie schnell und von überall aus eine Rechnung zu einem Projekt in Alasco hinzufügen. Alternativ können Sie auf der Multiprojektebene oder direkt im jeweiligen Projekt eine neue Rechnung unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Rechnungen" über den Button "+ Rechnung hinzufügen" hinzufügen.

Für den Upload können eine oder mehrere Rechnungen per Drag & Drop oder über den Browser hochgeladen werden. Diese werden dann automatisch auf die Plattform geladen und im entsprechenden Rechnungsfreigabelauf verarbeitet.

 

Wie werden Rechnungen in Alasco verarbeitet und wie erfolgt deren Freigabe?

Der Rechnungsfreigabelauf wurde für Ihre Projekte gemeinsam mit Ihrem Administrator definiert. Jeder einzelne Schritt beinhaltet eine Aufgabe, die von der zugeordneten Person durchgeführt werden muss. Jeder Rechnungsfreigabelauf hat ein Grundgerüst von drei Schritten, die nach dem Anlegen der Rechnung in Alasco ausgeführt werden müssen.
Im ersten Schritt werden die Daten aus der Rechnung übernommen und müssen überprüft werden. Dabei werden die Daten aus dem hochgeladenen Rechnungs-PDF von der Software ausgelesen und in die richtigen Felder in Alasco übertragen.
Im zweiten, optionalen Schritt steht die “Formale Rechnungsprüfung” an, in dem die Daten des Auftraggebers, Auftragnehmers und der Rechnung nochmals auf formelle Inhalte geprüft werden.
Im dritten und letzten notwendigen Schritt wird die Rechnung technisch sowie sachlich geprüft und freigegeben. Bei der Freigabe kann ein Stempel auf dem Rechnungsdeckblatt hinterlegt werden, der dokumentiert, von wem und wann die Rechnung freigegeben wurde.
In jedem Prüfschritt können auf der Rechnung Stempel, Haken, Markierungen und Kommentare eingefügt werden, die dann bei Bedarf mit ausgedruckt werden können. Der Rechnungsfreigabelauf kann entsprechend Ihrer Anforderungen von diesem Standard abweichen und erweitert werden.

 

Wie können neue Aufträge in Alasco eingepflegt werden?

Um in Alasco neue Aufträge anzulegen, wird eine Berechtigung entsprechend der Projekt-Rolle benötigt. Ein neuer Auftrag wird, ähnlich wie bei der Erstellung von Rechnungen, über den "+" Button in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand oder über den Reiter “Aufträge” unter dem Menüpunkt "Kosten" in der Navigationsleiste links hinzugefügt. Bei der Anlage eines neuen Auftrags können Sie entschieden, ob es sich dabei um einen normalen Auftrag oder um einen Stufenauftrag handelt. Zudem können in beiden Fällen initiale Rückstellungen für eventuelle Mehrkosten und Auszahlungsbeträge die bereits außerhalb von Alasco bezahlt wurden gepflegt werden. Somit können Sie auch nachträglich noch Projekte bzw. Aufträge mit einem fortgeschrittenen Dokumentationsstand in Alasco anlegen.

 

Wie können neue Vergabeeinheiten in Alasco eingepflegt werden?

Während des Projektverlaufs können neue Vergabeeinheiten entstehen und Leistungen zusammengefasst werden. Dafür steht Ihnen in Alasco die Möglichkeit neue Vergabeeinheiten anzulegen und ursprüngliche Budgets auf diese zu buchen zur Verfügung. Des Weiteren können Sie  bestehende Vergabeeinheiten anpassen und Umbuchungen bzw. Budgeterhöhungen vornehmen und dokumentieren.

 

Kann die Kostenüberwachung auch in anderen Darstellungen entsprechend der Bauteile oder den einzelnen Bauarten angezeigt werden?

In Alasco werden die Projektkosten nach zwei Arten dargestellt: Zum Einen können die Budgets und Kosten in Kostengruppen nach der DIN 276 strukturiert, zum Anderen direkt in Vergabeeinheiten angezeigt werden. In vielen Fällen benötigt man eine flexible Darstellung nach verschiedenen Teilbereichen oder Nutzungsarten. Hierfür bietet Alasco Ihnen die Möglichkeit Kostenverteilungen anzulegen, um die Kosten innerhalb eines Projekts auf verschiedene Kategorien wie z.B. Bauabschnitte, Teilprojekte, Wohneinheiten, etc. aufzuteilen. Diese Verteilungen können Sie sich dann ebenfalls in der Kostenüberwachung anzeigen lassen.

 

 

RECHTLICHES

 

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