Erste Schritte

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Themenüberblick

  • Wofür wird Alasco verwendet?
  • Wer ist für die Einstellungen auf der Alasco Plattform verantwortlich und wie erhalte ich Hilfe bei Problemen?
  • Wie werden in Alasco Budgets dargestellt und wie erhält man einen schnellen Überblick über den aktuellen Projektstand?
  • Wer lädt Rechnungen auf die Plattform und wie funktioniert das?
  • Wie werden Rechnungen in Alasco verarbeitet und wie erfolgt deren Freigabe?
  • Wie können neue Aufträge in Alasco eingepflegt werden?
  • Wie können neue Vergabeeinheiten in Alasco eingepflegt werden?
  • Kann die Kostenüberwachung auch in anderen Darstellungen entsprechend der Bauteile oder den einzelnen Bauarten angezeigt werden?

Tipp:

In diesem wie auch in anderen Artikeln unseres Help Centers sind weiterführende Informationen und hilfreiche Artikel blau hinterlegt. Wenn Sie auf die hervorgehobenen Wörter klicken, können Sie diese Informationen aufrufen.

 

Wofür wird Alasco verwendet?

Alasco ist eine Plattform für das Finanzmanagement von Bau- und Immobilienprojekten. Mit Alasco erhalten Sie einen einfachen und schnellen Überblick über die aktuelle Budgetplanung und das Auftragsmanagement Ihres Projektes. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Kosten Ihres Projektes. Dieser Artikel soll Nutzern helfen, die die Onboarding-Phase nicht durchlaufen haben, enthält jedoch auch wertvolle, grundlegende Informationen für alle anderen Nutzer.

 

Wer ist für die Einstellungen auf der Alasco Plattform verantwortlich?
Wie erhalte ich Hilfe bei Problemen?

Der Customer Enablement Manager von Alasco hat in der Onboarding Phase eines oder mehrere Projekte gemeinsam mit Ihrem Projektadministrator aufgesetzt. Ihr Projektadministrator kann alle notwendigen Einstellungen auf der Plattform selbst vornehmen. Wir haben in unserem Help Center zu allen Funktionen der Alasco Plattform Dokumentationen erstellt. Über Ihren Alasco Account können Sie im oberen rechten Eck des Bildschirms die Seite "Hilfebereich" aufrufen. Über die Website support.alasco.de gelangen Sie ebenfalls in unser Help Center.

Sollten Sie Fehler im System finden oder die Dokumentation im Help Center nicht ausreichend sein, so können Sie unser Customer Enablement Team / Support Team direkt kontaktieren. Hierfür steht Ihnen die Schaltfläche “Kontakt aufnehmen” in der Navigation am linken Bildschirmrand zur Verfügung. Bei dringenden Themen können Sie den Live Chat nutzen oder eine reguläre Supportanfrage stellen. Sie können uns auch jederzeit über die E-Mail Adresse support@alasco.de eine Nachricht schreiben. 

 

Wie werden in Alasco Budgets dargestellt und wie erhält man einen schnellen Überblick über den aktuellen Projektstand?

In Alasco hat jeder Benutzer sein eigenes Dashboard, das einen Überblick über die gesamten Projektdaten bietet. In den hier verlinkten Artikeln wird das Anlegen von Budgets und Vergabeeinheiten erläutert. 

 

Wer lädt Rechnungen auf die Plattform und wie funktioniert das?

In Alasco wurde während Ihrer Onboarding Phase ein Rechnungsfreigabelauf (Workflow) angelegt. Hierbei wurden ebenfalls für alle Nutzer individuell zugewiesene "Rollen" definiert. Wenn Sie entsprechend Ihrer Rolle für das Hochladen von Rechnungen auf die Plattform verantwortlich sind, erfahren Sie im nächsten Schritt mehr über diese Funktion.

Alasco bietet Ihnen mehrere Wege für das Hochladen einer Rechnung: 

  • In der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand können Sie mit einem Klick auf das “+" Icon schnell und von überall aus eine Rechnung zu einem Projekt in Alasco hinzufügen.
  • Alternativ können Sie auf der Multiprojektebene oder direkt im jeweiligen Projekt eine neue Rechnung unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Rechnungen" über die Schaltfläche "+ Rechnung hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand hinzufügen.

Für den Upload können eine oder mehrere Rechnungen per Drag & Drop oder über den Browser hochgeladen werden. Diese werden dann automatisch auf die Plattform geladen und im entsprechenden Rechnungsfreigabelauf (Workflow) verarbeitet.

 

Wie werden Rechnungen in Alasco verarbeitet und wie erfolgt deren Freigabe?

Der Rechnungsfreigabelauf (Workflow) wurde für Ihre Projekte gemeinsam mit Ihrem Administrator definiert. Jeder einzelne Schritt beinhaltet eine Aufgabe, die von der zugeordneten Person durchgeführt werden muss. Jeder Rechnungsfreigabelauf hat ein Grundgerüst von drei Schritten, die nach dem Anlegen der Rechnung in Alasco ausgeführt werden müssen.
Im ersten Schritt werden die Daten aus der hochgeladenen PDF-Datei (Rechnung) von der Software ausgelesen und in die richtigen Felder in Alasco übertragen, welche nun überprüft werden müssen.
Im zweiten, optionalen Schritt steht die “Formale Rechnungsprüfung” an, in dem die Daten des Auftraggebers, Auftragnehmers und der Rechnung nochmals auf formelle Inhalte geprüft werden.
Im dritten und letzten erforderlichen Schritt wird die Rechnung technisch sowie sachlich geprüft und freigegeben. Bei der Freigabe kann ein Stempel auf dem Rechnungsdeckblatt hinterlegt werden, der dokumentiert, von wem und wann die Rechnung freigegeben wurde.
In jedem Prüfschritt können auf der Rechnungs-PDF interaktiv Stempel, Haken, Markierungen und Kommentare eingefügt werden, die bei Bedarf mit ausgedruckt werden können. Der Rechnungsfreigabelauf (Workflow) kann entsprechend Ihren Anforderungen von diesem Standard abweichen und erweitert werden.

 

Wie können neue Aufträge in Alasco eingepflegt werden?

Um in Alasco neue Aufträge anzulegen, wird eine Berechtigung entsprechend der Projekt-Rolle benötigt. Ein neuer Auftrag wird, ähnlich wie bei der Erstellung von Rechnungen, über den "+" Button in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand oder über den Reiter “Aufträge” unter dem Menüpunkt "Kosten" in der Navigationsleiste links hinzugefügt. Bei der Anlage eines neuen Auftrags können Sie entscheiden, ob es sich dabei um einen  Standardauftrag, um einen Stufenauftrag oer eine Dauerrechnung handelt. Zudem können in beiden Fällen initiale Rückstellungen für eventuelle Mehrkosten und Auszahlungsbeträge die bereits außerhalb von Alasco bezahlt wurden gepflegt werden. Somit können Sie auch nachträglich noch Projekte bzw. Aufträge mit einem fortgeschrittenen Dokumentationsstand in Alasco anlegen.

 

Wie können neue Vergabeeinheiten in Alasco eingepflegt werden?

Während des Projektverlaufs können neue Vergabeeinheiten entstehen und Leistungen zusammengefasst werden. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit in Alasco neue Vergabeeinheiten anzulegen und ursprüngliche Budgets auf diese zu buchen. Des Weiteren können Sie  bestehende Vergabeeinheiten anpassen und Umbuchungen bzw. Budgeterhöhungen vornehmen und dokumentieren.

 

Kann die Kostenüberwachung auch in anderen Darstellungen entsprechend der Bauteile oder den einzelnen Bauarten angezeigt werden?

In Alasco werden die Projektkosten nach zwei Arten dargestellt: Zum Einen können die Budgets und Kosten in Kostengruppen beispielsweise nach der DIN 276 strukturiert, zum Anderen direkt in Vergabeeinheiten angezeigt werden. In vielen Fällen benötigt man eine flexible Darstellung nach verschiedenen Teilbereichen oder Nutzungsarten. Hierfür bietet Alasco Ihnen die Möglichkeit Kostenverteilungen anzulegen, um die Kosten innerhalb eines Projekts auf verschiedene Kategorien wie z.B. Bauabschnitte, Teilprojekte, Wohneinheiten, etc. aufzuteilen. Diese Verteilungen können Sie sich dann ebenfalls in der Kostenüberwachung anzeigen lassen.

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