Workflow-Analyse

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Hinweis:

Dieses Feature steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie es als Zusatzmodul gebucht haben. Für Änderungen an Ihrem aktuellen Paket wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.

Themenüberblick

 

Einleitung

Mit der Workflow-Analyse erhalten Sie schnell und einfach einen Überblick über verschiedene Kennzahlen Ihrer Rechnungsprüfung. Sie können diese Kennzahlen über die Filterfunktion für Ihren gesamten Account über alle Projekte und Workflows hinweg und auch spezifisch für alle Workflows in einem ausgewählten Projekt analysieren.
Außerdem können Sie verschiedene Zeiträume, wie beispielsweise die letzten 30, 90 oder 180 Tage sowie individuelle Zeiträume auswerten.

Durch diese schnelle und dennoch übersichtliche Analyse Ihrer Workflows fällt es Ihnen leichter, die Prozesse in der Rechnungsprüfung zu bewerten, eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und durch etwaige Anpassungen die Effizienz Ihrer Rechnungsprüfung zu erhöhen.

Um Ihre Workflows zu analysieren, begeben Sie sich in die Stammdaten Ihres Alasco Accounts. Wählen Sie hier den Menüpunkt "Workflows" aus und klicken Sie dort auf den dritten Reiter "Workflow-Analyse".

Hinweis:

Diese Funktionalität ist ggf. nicht standardmäßig in ihrem gewählten Produktpaket enthalten. Sollte dies der Fall sein und Sie haben Interesse diese Funktion zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de, um Ihr Paket anzupassen.

 

Workflow-Kennzahlen

Im ersten Abschnitt der Analyse-Seite werden Ihnen die folgenden allgemeinen Kennzahlen zu Ihren Rechnungs-Workflows angezeigt:

  • Anteil der Rechnungen, die vor dem Fälligkeitsdatum freigegeben wurden
  • Anteil der Rechnungen, die vor dem Skontodatum freigegeben wurden
  • Anteil der Aufgaben/ Rechnungen, die im Workflow zurückgegeben wurden

Sie sehen hier jeweils den prozentualen Anteil der betroffenen Rechnungen, bezogen auf alle Rechnungen, die im ausgewählten Zeitraum und Workflow bearbeitet wurden. Außerdem wird Ihnen zum Vergleich auch immer die vorangegangene Periode angezeigt. Sollten Sie beispielsweise mit dem Filter die letzten 30 Tage ausgewählt haben, umfasst die Vorperiode die 30 Tage vor diesem Zeitraum.

Die Filterfunktion finden Sie am Anfang der Analyse-Seite am rechten Bildschirmrand. Folgende thematische Filtermöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

  • Alle Projekte: Alle Rechnungs-Workflows, die aktuell in Ihrem Account angelegt sind, werden über alle Projekte hinweg ausgewertet
  • Spezifisches Projekt: Nur die Rechnungs-Workflows, die im ausgewählten Projekt verwendet werden fließen in die Analyse mit ein

Tipp:

Im ersten Reiter "Rechnungs-Workflows" sehen Sie alle angelegten Workflows und in welchen Projekten diese verwendet werden. Filtern Sie hier nach einem spezifischen Projekt, um herauszufinden, welche Workflows analysiert werden, wenn Sie dieses Projekt auswählen.

Folgende zeitliche Filtermöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Letzte 30 Tage
  • Letzte 90 Tage
  • Letzte 180 Tage
  • Benutzerdefinierter Zeitraum: Start- und Enddatum des auszuwertenden Zeitraums können frei definiert werden

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass sich die eingestellten Filter auf die gesamte Analyse-Seite und somit alle angezeigten Kennzahlen und Grafiken auswirken.

 

Workflow-Aktivität

Der Abschnitt Workflow-Aktivität zeigt Ihnen, wie viele Rechnungen im angegebenen Zeitraum in den ausgewählten Workflows final freigegeben wurden und wie hoch das dadurch freigegebene Netto-Rechnungsvolumen in Euro ist.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Dauerrechnungen und durch den Alasco Support importierte Rechnungen aus den Summen und Analysen ausgeschlossen sind.

Die beiden Graphen veranschaulichen im wöchentlichen Rhythmus die Anzahl der freigegebenen Rechnungen und die somit wöchentlich freigegebenen Netto-Summen im ausgewählten Zeitraum und Projekt.

Tipp:

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Grafik, um genauere Informationen zur Anzahl der Rechnungen und den Beträgen in einer Woche zu erhalten.

 

Workflow-Effizienz

Der letzte Abschnitt zeigt Ihnen, wie effizient Ihre Workflows aktuell sind und wie viel Zeit im Durchschnitt bis zu einzelnen Schlüsselereignissen in der Rechnungsprüfung vergeht. Die folgenden Kennzahlen werden Ihnen hier angezeigt:

  • Durchschnittliche Dauer bis zur finalen Freigabe einer Rechnung (Rechnung erhält den Status "Freigegeben")
  • Durchschnittlich benötigte Zeit für den Bezahlschritt im Rechnungsprüflauf (Differenz zwischen finaler Freigabe und Bezahlung einer Rechnung)
  • Durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung einer Rechnung (Rechnung erhält den Status "Bezahlt")

Auch hier sehen Sie wieder die Kennzahlen für den aktuell ausgewählten Zeitraum und die vorangegangene Periode im Vergleich dazu.
Die Zeit bis zur finalen Freigabe und bis zur Zahlung einer Rechnung wird Ihnen im Anschluss zur Veranschaulichung und zur besseren Vergleichbarkeit jeweils für bis zu fünf Projekte in einer Grafik dargestellt. Es werden Ihnen die fünf Projekte angezeigt, in denen im ausgewählten Zeitraum die meisten Rechnungen bearbeitet wurden.

RECHTLICHES

 

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