Teilschlussrechnungen

Aktualisierung der Teilschlussrechnung

Definition nach §16 Abs. 4 VOB/B:


“In sich abgeschlossene Teile der Leistung können nach Teilabnahme ohne Rücksicht auf die Vollendung der übrigen Leistungen endgültig festgestellt und bezahlt werden.” 

 

Das ändert sich mit der neuen Teilschlussrechnung:

  • Kalkulatorischer Abschluss des Leistungsbereichs bis zum Zeitpunkt der Teilschlussrechnung

  • Fixierung des bisherigen Leistungsstands und des entsprechenden Umsatzsteuersatzes

  • Auflösen des bis dahin gezogenen Sicherheitseinbehalts auf Einzel- oder Abschlagsrechnungen (analog einer Schlussrechnung)

  • Fixierung des auf der Teilschlussrechnung gezogenen Gewährleistungs- oder Sicherheitseinbehalts (keine Weiterverrechnung über Folgerechnungen) 

  • Fortlaufende Nummerierung der Folgerechnungen nach Teilschlussrechnung
    (Beispiel: 1.AR > T-SR > 2.AR > 3.AR > SR)

  • Neuer Abrechnungskreis für den Leistungszuwachs nach Teilschlussrechnung und somit neue Basis für die weitere Kalkulation von Einbehalten, Umlagen und Versicherungen

  • Ausweisen des “teilschlussgerechneten” Leistungsstandes auf dem Rechnungsdeckblatt sowie in den Prüfschritten des Rechnungsworkflows

  • Mit Freigabe der Schlussrechnung erfolgt die Abrechnung des Leistungsbereichs nach Teilsschlussrechnung und der Auftrag wird gesamthaft schlussgerechnet


Limitierungen:

Keine Unterstützung von Stufenaufträgen

Für Stufenaufträge wird die Teilschlussrechnung aktuell nicht unterstützt, da die Zuweisung von Rechnungen zu einzelnen Stufen zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich ist. Das “Teilschlussrechnen” einzelner Stufen eines Auftrags, wird über das Anlegen separater Aufträge je Stufe ermöglicht.

Anteilige Teilschlussrechnung

Die Teilschlussrechnung bezieht sich stets auf den gesamten Leistungsstand (d.h. alle freigegebenen Rechnungen) bis zum Zeitpunkt der Teilschlussrechnung. Eine anteilige Zuweisung von vorangegangenen Rechnungen zur Teilschlussrechnung ist nicht möglich.

Mehrzahl von Teilschlussrechnungen pro Auftrag
Sie haben die Möglichkeit, eine Teilschlussrechnung pro Auftrag anzulegen. Mehrere Teilschlussrechnungen pro Auftrag sind nicht möglich.

 

Ablauf im Umgang mit Teilschlussrechnungen im Detail:

 

1. Überprüfung der Auftragsbedingungen für Teilschlussrechnung:
Sie können in der Teilschlussrechnung entweder einen Gewährleistungs- oder einen Sicherheits-einbehalt ziehen, welchen Sie in den Auftragsbedingungen festlegen. Sie können hier nur einen der beiden Abzüge für Teilschlussrechnungen auswählen.
Dieser Einbehalt ist jeweils fixiert und wird nicht mit den Folgerechnungen weiterverrechnet.

Hinweis: Der Sicherheitseinbehalt auf Teilschlussrechnung kann durch die individuelle Eingabe in den Auftragsbedingungen vom Sicherheitseinbehalt auf Abschlagsrechnungen abweichen.

2. Anlegen und Freigabe der Teilschlussrechnung
Nach der Freigabe der Teilschlussrechnung ändert sich der Auftragsstatus entsprechend auf "Teilschlussgerechnet". Der bisherige Leistungsstand inklusive entsprechendem Steuersatz wird mit der Teilschlussrechnung fixiert.


Verhalten von Einbehalten

Sicherheitseinbehalt vor Teilschlussrechnung:
Wie bei einer Schlussrechnung, wird der bis dahin gezogene Sicherheitseinbehalt auf vorherige Einzel- oder Abschlagsrechnungen mit der Teilschlussrechnung aufgelöst.
Dieser Einbehalt ist im Bereich “Sicherheiten” des Auftrags separat aufgeführt und mit einem Tooltip gekennzeichnet.

Manueller Einbehalt vor oder auf Teilschlussrechnung:
Manuelle Einbehalte werden weiterhin wie gehabt auf die nächste kumulative Rechnung übertragen, unabhängig davon, um welchen Rechnungstyp es sich handelt. Sofern diese Einbehalte auf der Teilschlussrechnung oder nach der Teilschlussrechnung nicht zu berücksichtigen sind, müssen diese vor Freigabe der entsprechenden Rechnung manuell gelöscht werden.
Dieser Einbehalt ist im Bereich “Sicherheiten” des Auftrags separat aufgeführt.

Gewährleistungs- oder Sicherheitseinbehalt auf Teilschlussrechnung:
Der auf die Teilschlussrechnung gezogene Gewährleistungs- oder Sicherheitseinbehalt wird fixiert und nicht mit den Folgerechnungen weiterverrechnet (sondern weiterhin einbehalten).
Die Auflösung des Gewährleistungs- oder Sicherheitseinbehaltes auf Teilschlussrechnung erfolgt über den gewohnten, manuellen Auszahlungslauf gegen Bürgschaft.
Diese Einbehalte sind im Bereich “Sicherheiten” des Auftrags separat aufgeführt und mit einem Tooltip gekennzeichnet.

Verhalten von Bürgschaften

Vertragserfüllungsbürgschaften:
Mit dem Anlegen einer Teilschlussrechnung (oder einer Schlussrechnung) wird der Status der vorhandenen Vertragserfüllungsbürgschaft auf “genutzt” gesetzt und kann somit ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von Ihnen weiterverwendet werden.
Nach der Freigabe einer Teilschlussrechnung können Sie jedoch eine neue, für den nächsten Abrechnungskreis nach Teilschlussrechnung, gültige Vertragserfüllungsbürgschaft für den darauffolgenden Leistungsbereich hochladen.
Um eine Vertragserfüllungsbürgschaft auf den gesamten Auftrag zu verwenden, müssen Sie diese zwei Mal separat unter Splittung des Bürgschaftsbetrages hochladen.
Die Vertragserfüllungsbürgschaften sind im Bereich “Sicherheiten” des Auftrags separat aufgeführt.

Gewährleistungsbürgschaften:
Es ist möglich, eine Gewährleistungsbürgschaft nach Teilschlussrechnung und eine weitere Gewährleistungsbürgschaft nach Schlussrechnung hochzuladen.
Der Status, der bei der Teilschlussrechnung verwendeten Gewährleistungsbürgschaft wird erst nach Auszahlungslauf des Betrags auf “genutzt” gesetzt. Danach können Sie eine weitere Gewährleistungsbürgschaft für die Schlussrechnung hochladen.
Für jeden Gewährleistungseinbehalt ist ein separater Auszahlungslauf erforderlich. Das gleichzeitige Ausbezahlen beider Gewährleistungseinbehalte in einem Auszahlungslauf ist nicht möglich.
Die Gewährleistungsbürgschaften sind im Bereich “Sicherheiten” des Auftrags separat aufgeführt.


Verhalten von Vorauszahlungen

Eine bestehende Vorauszahlung kann mit der Teilschlussrechnung vollständig (empfohlen) oder anteilig abgeschmolzen werden.
Die verbleibende Vorauszahlungssumme nach Teilschlussrechnung wird weiterhin berücksichtigt und kann entsprechend noch im Zuge der Folgerechnung/en abgeschmolzen werden. Diese Summe wird zudem auf dem Rechnungsdeckblatt sowie in den Prüfschritten des Rechnungsworkflows bei Folgerechnungen ausgewiesen.
Auch nach einer Teilschlussrechnung können Sie weitere Vorauszahlungen anlegen.

3. Folgerechnungen nach Teilschlussrechnungen

Wie gewohnt, können Sie nach einer freigegebenen Teilschlussrechnung weitere Abschlagsrechnungen, Einzelrechnungen sowie eine Schlussrechnung prozessieren.

Nach dem Hochladen einer Teilschlussrechnung beginnt ein neuer Abrechnungskreis für den Leistungszuwachs nach der Teilschlussrechnung. Dieser ist die Basis für die weitere Kalkulation von Einbehalten, Umlagen und Versicherungen.

Der “teilschlussgerechnete” Leistungsstand wird auf dem Rechnungsdeckblatt sowie in den Prüfschritten des Rechnungsworkflows ausgewiesen.

Folgerechnungen nach einer Teilschlussrechnung erhalten eine fortlaufende Nummerierung. Beispiel: 1.AR > T-SR > 2.AR > 3.AR > SR.

Hinweis: Sollte die Folgerechnung nicht kumuliert vorliegen, ist zu bemerken, dass beim Erfassen der Rechnung im ersten Workflow-Schritt trotzdem weiterhin der kumulierte Rechnungsbetrag anzugeben ist (ungeprüfter Rechnungsbetrag). Im später folgenden Prüfschritt des Rechnungsworkflows kann der Leistungszuwachs nach einer Teilschlussrechnung allerdings auch automatisch in Alasco berechnet werden, d.h. die Beträge der Folgerechnungen können in diesem Schritt kumuliert oder auch über die Eingabe des reinen Leistungszuwachses angegeben werden (geprüfter Rechnungsbetrag).

Mit der Freigabe der Schlussrechnung erfolgt die Abrechnung des Leistungsbereichs nach Teilsschlussrechnung und der Auftrag wird gesamthaft schlussgerechnet.

 

 

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